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Virginia Department of Transportation (VDOT)

CadacOrganice DCS hilft VDOT, ein Projekt zur Verbesserung des Straßensystems im Wert von 250 Mio. $ vorzeitig abzuschließen

Bau, Wartung und Betrieb von Straßen, Brücken und Tunneln

Das Virginia Department of Transportation (VDOT) ist für Bau, Wartung und Betrieb von Straßen, Brücken und Tunneln im Bundesstaat verantwortlich. Virginia verfügt, nach Texas und North Carolina, über das drittgrößte vom Staat gewartete Straßensystem im Land. Über das Commonwealth Transportation Board stellt es Mittel für Flughäfen, Seehäfen, Bahn und öffentliche Verkehrmittel bereit.

VDOT befindet bei der „Every Day Counts“-Initiative der Federal Highway Administration (FHWA), die sich für die Nutzung von Technologie zur Verkürzung und Verbesserung der Projektauslieferung einsetzt, ganz vorn. VDOT hat sich im Bereich der E-Konstruktion - dem digitalen Management von Straßenbaudokumenten - durch Einsatz technischer Lösungen für mehrere ihrer Straßenbauprojekte als führend etabliert.

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Das Projekt

Das zur Route 29 gehörende Solutions-Verbesserungsprojekt besteht aus einer Gruppe von acht Projekten zur Straßenverbesserung, um so Kapazität und Effizienz entlang Route 29, dem verkehrsreichsten Nord-Süd-Korridor in der Region Charlottesville/Albemarle County, zu verbessern. Das Prestigeprogramm im Wert von 250 Mio. $ stellt eine beträchtliche Investition zur Reduzierung von Verkehrsstaus auf der stark befahrenen Route dar.  

Die Cadac Group war für uns ein äußerst effektives Tool im Kommunikationsmanagement. Die zur Route 29 gehörenden Projekte hätten wir ohne die Cadac Group sonst nicht so schnell ausliefern können.

Dave Covington

Programmleiter - VDOT Route 29 Solutions

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Ein schwieriger Liefertermin

Nach langer Verzögerung wurde das Route 29-Projekt wiederbelebt und zwecks Fertigstellung in einen sehr komprimierten „Schnellverfahren“-Zeitrahmen verlegt. Laut Planung sollte es innerhalb von nur 3,5 Jahren die Planungs-, Konstruktions-, Entwurfs- und Auslieferungsphasen durchlaufen, mit einem Starttermin im Juni 2014 und einem geplanten Fertigstellungstermin im Oktober 2017.

Als Teil der Bemühungen, das Route 29-Programm zu beschleunigen, werden drei der Projekte über das Design & Build-Verfahren ausgeliefert. Anders als beim traditionellen Design-Bid-Build-Verfahren, an dem separate Einheiten beteiligt sind, strafft das Design & Build-Verfahren mithilfe eines einzigen Vertrags zwischen Projekteigentümer und dem Design & Build-Team die Projektauslieferung, um so aufgrund erhöhter Effizienz Zeit und Kosten zu sparen.

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Die Herausforderung

Um den schwierigen Liefertermin einzuhalten, benötigte VDOT ein effektives Tool zur Verwaltung der großen Mengen an Dokumenten und Kommunikationen mit dem Design-Builder. Zu den Herausforderungen gehörten z. B.:

  • Über 900 technische Dokumente, viele bis zu 1.000 Seiten lang.
  • 15-30 Ingenieure, die Pläne an mehreren Orten überprüfen.
  • Bis zu 14 zeitgleiche Überprüfungen einiger Dokumente.
  • Zugriffsbeschränkungen für externe Prüfer durch die Firewall.
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Ein zentrales System

VDOT arbeitete zur Einreichung und Überprüfung von technischen Dokumenten normalerweise mit MS Word-Dateien und E-Mails. Aber die großen, komplexen Dokumente ließen sich nur schwierig formatieren und machten aufgrund der beschränkten E-Mail-Größe interne Server zur Übermittlung erforderlich. Manuelles Empfangen, Editieren und Zusammenfassen hunderter Kommentare auf mehreren Dokumenten war umständlich und zeitraubend. Die Übermittlung von Daten außerhalb des Unternehmens war aufgrund der Beschränkungen durch Firewall und IT ebenfalls schwierig.

VDOT benötigte ein zentralisiertes System für die Verwaltung simultaner Dokument-Einreichungen, Überprüfungen und Freigaben, sowie eine projektbezogene Kommunikation an einem einzigen Standort.

Die Entscheidung für CadacOrganice DCS

Cadac war aufgrund der Kompatibilität mit ihrem vorhandenen SharePoint-System auch die naheliegende Wahl für VDOT. Wo E-Konstruktion und Sharepoint-basierte Projekte eine immer größere Priorität erhalten, wollten sie auch ein System, das ihre zukünftigen Anforderungen erfüllt.

Zur Umsetzung des neuen Systems führte Cadac eine zweitägige Schulung vor Ort durch, gefolgt von laufendem, schnellen Support für das Route 29-Team.

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Das Ergebnis

Cadac DCS half VDOT, die Entwurfsphase des Route 29-Projekts dramatisch zu beschleunigen und bedeutende Ergebnisse zu erzielen:

  • Projektauslieferung innerhalb von 55 % der verfügbaren Zeit, in 57 Tagen im Vergleich zu 103 vorgesehenen Tagen - weit vor dem Zieltermin - im September 2016.
  • Vertragsdokument-Prüfzyklus um fast 50 % reduziert, von 21 Tagen auf 9 Tage oder weniger. Die durchschnittlichen Prüfzeiträume betrugen ca. 5 Tage.
  • 7,3 Mio. $ der insgesamt 10,3 Mio. $ Anreizzahlungen für eine vorzeitige Fertigstellung wurden bisher verdient, wobei gute Chancen bestehen, auch den gesamten Anreizbetrag zu verdienen.
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Über CadacOrganice DCS

CadacOrganice DCS gehört zur CadacOrganice Suite, einer Lösung zur technischen Zusammenarbeit, die auf multidisziplinäre Projekte zugeschnitten ist.

Basierend auf Microsoft SharePoint und Autodesk Vault handelt es sich bei der CadacOrganice Suite um ein höchst konfigurierbares, komplett webbasiertes, natives SharePoint-Dokumentverwaltungssystem, das ein effektives, systematisches Teilen von Dokumenten ermöglicht.

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