Nexus

Enorme Zeiteinsparungen dank der CadacOrganice Suite

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Über Nexus

Verkehrsbetrieb
Nexus ist ein Verkehrsbetrieb in der englischen Region Tyne and Wear und entwickelt, liefert und kümmert sich um den öffentlichen Verkehr, um s0 das Wohlbefinden und das tägliche Leben der Menschen zu verbessern. Das U-Bahn-System der Region Tyne and Wear befördert jährlich 40 Millionen Passagiere und ist das Rückgrat des öffentlichen Verkehrssystems. Das System hat 60 Stationen, und in Spitzenzeiten fahren alle 3 Minuten Züge durch das Zentrum von Newcastle und Gateshead. Nexus verwaltet auch 9 wichtige Busstationen, 300 Buslinien und lokale Fährdienste.

Bedarf an einem neuen EDM-System
Nexus führt in den kommenden 11 Jahren ein Investitionsprogramm für das U-Bahn-System im Wert von über 385 Millionen GBP durch. Als eine öffentlich finanzierte Organisation muss Nexus dafür sorgen, dass alle Aktivitäten rund um die Investition gut dokumentiert und kontrollierbar sind. Sowohl die internen Prozesse für Dokumentverwaltung und Dokumentkontrolle als auch die externe Zusammenarbeit mit Ingenieurbüros, Bauunternehmern und Zulieferanten müssen integriert und für eine solide Revisionsverwaltung und kontrollierbare Kommunikation gesorgt werden. Das Management war der Meinung, dass die Dokumentkontrolle unzureichend organisiert war. Sie haben sich daher für die Umsetzung eines EDM-Systems basierend auf CadacOrganice und Microsoft SharePoint entschieden.

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Wir schätzen, dass jeder Ingenieur im Zeichenbüro mindestens 1-2 Stunden pro Woche beim Wiederfinden von Dokumenten spart.

 

Arbeitsschutz-, Engineering- und Projektleiter - Nexus
Silhouet

Vorteile

Die CadacOrganice Suite bietet Nexus verschiedene Vorteile:

USP SharePoint

SharePoint

100% SharePoint-Lösung.

 

USP Einfach im Gebrauch

Einfach im Gebrauch

Intuitiv und benutzerfreundlich.

USP Effizienz

Effizienz

Verbesserte Effizienz

USP Zeitgewinn

Zeitgewinn

Beträchtliche Zeiteinsparungen.

 

USP Kontrolle

Kontrolle

Löschung unwichtiger und abgelaufener Dokumente.

USP Kosteneinsparungen

Kosteneinsparungen

Sehr ansehnliche Gesamtbetriebskosten.

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Umsetzung von CadacOrganice

In einer ersten Phase wurde CadacOrganice hauptsächlich für die technische Abteilung und das Zeichenbüro (insgesamt 50 Nutzer) umgesetzt, um die Nutzung dann in der zweiten Phase auf das Projektmanagement und die direkte Zusammenarbeit mit externen Bauunternehmern und Beratern auszuweiten.

Von generellen Anwendern (nicht projektbezogen) wird allgemein angenommen, dass sie direkt in SharePoint arbeiten konnten. Nachdem sie mit dem Basismodul CadacOrganice Explorer für Ingenieure und CAD-Zeichner gestartet waren, erwartet Nexus, die Lösung mit CadacOrganice Transmit für den formellen Austausch von Dokumenten mit Bauunternehmern und Beratern und mit CadacOrganice Workbox für die Automatisierung rechtzeitiger Rückmeldungen und Reaktionen erweitern zu können. Nexus betreibt seine eigenen SharePoint-Server.

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Best Practice

Die Leitung des Projekts wurde einem Projektleiter und damit einem erfahrenen Arbeitsschutz-Ingenieur aus der Abteilung Nexus Health, Safety, Quality & Environment (NHSQ&E) übergeben, den man gerade eingestellt hat und der andernorts bereits Erfahrung mit der Dokumentkontrolle gemacht hatte.

„Die Cadac Group wurde als Lieferant für eine strukturierte Umsetzung der CadacOrganice-Lösung auf Basis einer „Best Practice-Vorlage“ hinzugezogen, die dann noch weiter auf unsere Bedürfnisse abgestimmt wurde. CadacOrganice basiert nicht nur komplett auf SharePoint, wodurch wir unsere Anwendungen entsprechend in Einklang bringen konnten, es ist auch eine intuitive und benutzerfreundliche Anwendung, womit unsere Anwender ihre gesamten Arbeiten erledigen können, und das viel effizienter als zuvor! Außerdem ist die Unterstützung der Cadac Group als Lieferant bei der Optimierung unserer Prozesse, der Umsetzung unserer Dokumentverwaltungslösung und der Migration unserer Daten sehr professionell, flexibel und vorausschauend gewesen.“

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Zeiteinsparung

Obwohl vorab keine messbaren KPIs oder Erfolgskriterien definiert wurden, hat Nexus das Gefühl, dass man die Dokumente jetzt wieder unter Kontrolle hat. „Wir sparen viel Zeit beim Wiederfinden relevanter Dokumente. Was vorher leicht 15 Minuten Zeit pro Dokument kosten konnte, dauert jetzt 30 Sekunden.

Wir schätzen, dass jeder Ingenieur im Zeichenbüro im Vergleich zur vorherigen Arbeitsweise mindestens 1-2 Stunde pro Woche beim Wiederfinden von Dokumenten spart. Ein interessanter Nebeneffekt ist, dass CadacOrganice es uns ermöglicht, alle Dokumente durchzugehen, die nunmehr zum ersten Mal in einem System einsehbar sind. Das hat bereits zur Löschung einer bedeutenden Menge unwichtiger und abgelaufener Dokumente in der Organisation geführt. Zu guter Letzt hat CadacOrganice sehr attraktive Gesamtbetriebskosten (TCO), und wir konnten die Betriebs- und Wartungskosten alter Systeme reduzieren.

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