"Alle Dokumente liegen jetzt sicher in der Cloud, sind sofort zugänglich und immer aktuell. So können wir schneller und effizienter arbeiten.
Das Offshore-Unternehmen Heerema Fabrication Group mit Werkstätten in Zwijndrecht, dem Vereinigten Königreich und Polen beschloss Anfang des Jahres, auf Organice Taskforce, das auf Microsofts SharePoint basierende Dokumentenmanagementsystem der Cadac Group, umzusteigen. "Ein wichtiger Schritt in der Digitalisierung des Unternehmens", sagt Tony Stewart, der für die IT zuständige Manager.
Das Wachstum der Heerema Fabrication Group
Die Heerema Fabrication Group hat eine turbulente Zeit hinter sich. Der Weltmarktführer für Offshore-Installationen und -Stilllegungen hat sich umstrukturiert, eine Reihe von Aktivitäten veräußert und musste seine Belegschaft reduzieren.
Jetzt sorgt das 1948 von Pieter Heerema gegründete Unternehmen mit guten Aufträgen für Schlagzeilen. So erhielt es kürzlich große Aufträge für den Bau von Windparks vor der Küste Taiwans und der Vereinigten Staaten. Im Juli nahm die Heerema Fabrication Group das Schiff Sleipnir in Betrieb, das größte Offshore-Kranschiff der Welt mit zwei Kränen, die jeweils 10.000 Tonnen heben können. Es eignet sich für die Installation großer Plattformen und Windturbinen im Meer.
Es ist wichtig, dass alle Dokumente sofort für alle verfügbar sind und dass jede Änderung sofort live sichtbar ist. Mit Organice Taskforce haben wir diese Garantie.
Tony Stewart
IT Manager - Heerema Fabrication Group
Digitalisierung
Zwischen den Unternehmen wurden Schritte zur Digitalisierung des Unternehmens unternommen. Die Umstellung von Cadac auf Organice Taskforce bildete den vorläufigen Schlusspunkt. "Wir arbeiteten noch mit einer alten Version von Organice mit Explorer und Transmit", sagt Tony Stewart, "die bestehende Umgebung war veraltet und musste ersetzt werden.
Mit dem Wechsel zu SharePoint Online und dem neuen Organice Taskforce sind alle Dokumente sicher in der Cloud gespeichert. Für ein Unternehmen wie die Heerema Fabrication Group ist das natürlich unerlässlich. Wir haben sehr große Projekte mit vielen Tausenden von Dokumenten in Arbeit. Projekte, an denen viele Menschen arbeiten, oft von verschiedenen Standorten aus. Hier in Hartlepool, in Zwijndrecht und in Polen. Es ist wichtig, dass alle Dokumente sofort für alle verfügbar sind und dass jede Änderung sofort live sichtbar ist. Mit Organice Taskforce haben wir diese Garantie."
SharePoint
Die Beziehung zwischen Cadac und der Heerema Fabrication Group geht auf das Jahr 2013 zurück. "Damals haben wir die ersten Organice-Produkte eingeführt", sagt Senior Account Manager Ben Spreen. "Letztes Jahr haben wir die neue Version eingeführt. Sie ist deutlich besser und schneller.
Das Tool lässt sich perfekt mit der SharePoint-Plattform von Microsoft verbinden und macht die Verwaltung und Nutzung von Aufgaben einfacher. Für die Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens, aber auch außerhalb des Unternehmens. Der Kunde entscheidet, wer Zugriff hat und wer nicht und welche Rechte die Benutzer erhalten."
Problemlose Umstellung
Taskforce ist mit einer Reihe von neuen, nützlichen Funktionen ausgestattet. Ben Spreen: "Ein automatisches Benachrichtigungssystem, das auf Fristen und geplante Aufgaben aufmerksam macht. Vergessen Sie E-Mail, Dropbox, FTP-Server oder andere Tools; mit Taskforce sind alle Informationen immer aktuell. Sie erhalten die volle Kontrolle über den Dokumentenfluss. Und Taskforce ist benutzerfreundlich und einfach zu installieren."
Debby Vogel, Document Controller bei der Heerema Fabrication Group, kann das bestätigen. "Wir haben die Umstellung tatsächlich ohne Probleme geschafft", sagt sie. "Innerhalb von sechs Wochen waren alle Dokumente übertragen und das System funktionierte einwandfrei. Cadac richtete für die beteiligten Mitarbeiter einen zweitägigen Workshop vor Ort in Vlissingen ein. Im September haben wir unser erstes neues Projekt mit Taskforce gestartet. Ich habe keine einzige Beschwerde gehört."
Verknüpfung mit ERP-System
Mit Taskforce ist die Digitalisierung bei Heerema Fabrication Group vorerst abgeschlossen, sagt Tony Stewart. "SharePoint ist mit unserer digitalen Bibliothek verknüpft, in der alle Zeichnungen, Vorlagen und Designs gespeichert sind. Es wurde auch mit unserem ERP-System verknüpft, um die Integration zu vervollständigen.
Bringt uns das Geld? Ich denke ja. Alles geht schneller, und Zeit ist Geld. Ich denke, wir sind jetzt auf dem richtigen Weg. Auch dank Cadac, mit dem wir eine hervorragende Partnerschaft aufgebaut haben."