Emmtec Services

Kontrolle technischer Dokumente sorgt für bessere Qualität und reduzierte Ausfallkosten

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Hauptdienstleister im Emmtec Industry & Businesspark

Multidisziplinäres Ingenieurbüro
Emmtec Services BV ist ein Dienstleistungsunternehmen im Emmtec Industry & Businesspark in Emmen. Sie bieten Serviceleistungen vor Ort, aber auch außer Haus an.  Emmtec Services ist auf vielen Märkten zuhause: Sie sind als Energieerzeuger tätig, verfügen über eine eigene Kläranlage, eine Logistik- und eine Laborabteilung. Ihre Kerntätigkeit liegt jedoch hauptsächlich im multidisziplinären Engineering.

Engineering für komplexe Industrieprojekte
Der Engineering-Bereich umfasst ca. 100 Mitarbeiter aus verschiedenen Disziplinen, wie Maschinenbau, Elektrotechnik, Automatisierung, Bauingenieurwesen und Tiefbautechnik.  Sie arbeiten in einem industriellen Umfeld an komplexen technischen Projekten im Industriebau, in der Chemie sowie in der Öl- und Gasindustrie,  angefangen bei Rohrleitungen und Pumpen bis hin zu den entsprechenden Gebäuden.

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Die Cadac Group hat bei der erfolgreichen Umsetzung von Autodesk Vault eine wesentliche Rolle gespielt.

Matthijs van Oord

Projektleiter - Emmtec Engineering
Silhouet

Den Prozess komplett im Griff

Matthijs van Oord Oord ist Projektleiter bei Emmtec und war in dieser Rolle auch beim Vault-Projekt tätig: Wir haben in der Vergangenheit eine strategische Entscheidung für Autodesk als Plattform für unser Engineering getroffen, und nutzen somit auch bereits seit Jahren AutoCADInventorRevit und Plant 3D. Vor Kurzem haben wir zur Verwaltung unserer technischen Daten auch mit der Nutzung von Autodesk Vault begonnen.

Als Ingenieurbüro produziert man ungeheuer viele Dokumente. Nicht nur Zeichnungen, sondern auch Berichte und andere Entwurfsunterlagen. Wir arbeiteten wie viele andere technischen Unternehmen auch bis vor Kurzem zur Verwaltung unserer technischen Dokumente in einer Art Explorer-Umgebung. Da hierbei eine Überarbeitungs- und Versionsverwaltung fehlte, wusste man in der Praxis nie 100%ig, ob man auch mit der richtigen Version arbeitete, was entsprechend kostspielige Folgen hatte.

Emmtec Services krijgt grip op het proces met Autodesk Vault

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Suche nach einer Prozessverwaltung

Darum haben wir uns dann auf die Suche nach einem flexiblen System gemacht, um so doch die vollständige Kontrolle über den Kreativ-  und Kontrollprozess zu erhalten.  Wir sind dann bei einem System zur Verwaltung technischer Dokumente (EDM) gelandet, um unsere gesamten über die verschiedenen CAD-Software erstellten technischen Dokumente übersichtlich zu verwalten. Und auch, um ein Tool zur beschleunigten Auslieferung der Lieferleistungen (auszuliefernden Dokumente) zu erhalten (Engineering Deliverables Management, Verwaltung technischer Lieferleistungen).

Die richtige Vision und Vorgehensweise

Wir sind seit über 10 Jahren Kunde der Cadac Group und haben mit unserer Frage dort angeklopft.  Mit ihrer CadacOrganice Suite bieten sie ein breite Skala an Lösungen für die technische Dokumentverwaltung, die auf  Autodesk Vault und MicrosoftSharePoint basieren. Mittlerweile haben sie über 30 Jahre Erfahrung mit dem Verwalten und Teilen von Dokumenten und haben eine Vision über die technische Dokumentverwaltung entwickelt, die felsenfest steht.

Insbesondere die stufenweise Vorgehensweise zur Ausführung des Projekts sprach uns sehr an, da dies ziemlich große Auswirkungen auf unsere Organisation hat. Über die letzten 60 Jahre haben sich unterschiedliche Arbeitsmethoden in die verschiedenen Abteilungen eingeschlichen, und das muss jetzt alles auf nur eine Standard-Arbeitsmethode angepasst werden.  Das erfordert eine gute Vorgehensweise und Vision!

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Arbeitsmethoden standardisieren

Eine Standard-Arbeitsmethode ist wesentlich für die Dokumentverwaltung. Es war doch sehr gewöhnungsbedürftig für unsere Ingenieure, auf eine standardisierte Art des Dokumentmanagements umzustellen. Plötzlich mussten Dokumente alle möglichen Vorschriften erfüllen. Die Regeln waren nicht neu und an sich auch jedem bekannt. Mit Autodesk Vault, ergänzt durch CadacOrganice Vault, ist jetzt endlich nur ein System vorhanden, das überprüft, ob die Regeln auf die richtige Weise angewendet werden.

Neben der Standardisierung der Arbeitsmethoden haben wir eine große Digitalisierungsaktion durchgeführt. Ingenieure machen sich jetzt nicht mehr mit Stift und Papier an die Arbeit, ‚Redlining‘ und Dokumentüberarbeitungen werden nun komplett digital durchgeführt. Zwei große Schritte also, die wir auf einen Schlag ausgeführt haben. Dies war eine große Veränderung für unsere Organisation!

 

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Vorgehensweise für den Änderungsprozess

So ein Änderungsprozess und die Entwicklung einer Standard-Arbeitsmethode lassen sich nicht von heute auf morgen durchführen. Wir haben ein zeentrales Nutzerteam mit Arbeitskollegen aus verschiedenen Disziplinen zusammengestellt.  Das sind nämlich unsere Botschafter, um die interne Unterstützung zu vergrößern, und ein Podium für die Cadac Group und mich als Projektleiter.  Sie wissen, was funktionieren wird und was nicht, was logisch ist und was nicht, und wie viele Auswirkungen Beschlüsse auf die täglichen Arbeiten haben.

Gemeinsam mit der Cadac Group haben wir ein Helpdesk eingerichtet, das uns bei der Lösung schwieriger Fragen hilft.  Für Fragen, Tipps und Tricks können wir uns natürlich immer an die Fachleute der Cadac Group wenden.  Unser zentrales Nnutzerteam ist der Ansprechpartner für unsere Mitarbeiter. Jeder hat das Gefühl, gehört zu werden, und das ist auch wirklich so!

Lesen Sie mehr über die Vorgehensweise der Cadac Group

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Die Vision der technischen Dokumentverwaltung

Unsere Vision dazu, wie wir die technische Dokumentverwaltung sehen, basiert auf den Erfahrungen mit unseren Kunden und dem Fachwissen der Cadac Group. Aufgrund unserer ISO 9001-Zertifizierung, ist es erforderlich, dass man diese Angelegenheit unter Kontrolle hat.  Nicht nur uns, sondern auch unseren Kunden wird mit einer guten Qualitätssicherung und deutlichen Prüfketten für alle Dokumentenströme geholfen.

Jährlich wird ein Audit durchgeführt, wobei überprüft wird, wie wir bei der Erstellung unserer technischen Dokumente verfahren.  Wir wollten den Erstellungsprozess unserer Dokumente gern auf ein höheres Niveau bringen.  Außerdem musste sich auch die Verarbeitung und Nachverfolgung von Kommentaren auf unseren Dokumenten in einer Prüfkette verfolgen lassen.  Wer hat wann welchen Kommentar hinterlassen? Und wie wurde der Kommentar weiter bearbeitet?  Zwei Schritte, die nicht nur für uns intern Früchte tragen - auch unseren Kunden wird so noch bessere Qualität geboten.

Von Autodesk Vault zu SharePoint

Die erste Phase ist mittlerweile abgeschlossen:  die Erstellung technischer Dokumente in den Griff zu bekommen, einschließlich Revisionsverwaltung und Verwaltung der Lieferleistungen (der auszuliefernden Dokumente).  Seit Anfang 2016 arbeiten wir mit 25 Mitarbeiten gemäß einer Standardmethodik in Vault.

In einer Folgephase werden wir über CadacOrganice DCS (eine Dokumentkontrolllösung) den Lieferleistungsprozess in eine SharePoint-Umgebung übertragen.  Dies hat größere Auswirkungen auf die Organisation als die Vault-Umsetzung.  Im Rahmen einer stufenweisen Einführung werden am Ende um die 100 Ingenieure auf standardisierte Weise arbeiten. Dann führen wir große Verbesserungen in der internen und externen Kommunikation und in den Prüfketten rund um unsere Dokumente durch. Diskussionen rund um die Qualität bekommen wir dann im Handumdrehen geklärt.

Eine große Rolle für die Cadac Group

Die Cadac Group spielt eine wichtige Rolle im Vault-Projektverlauf, angefangen von ihrer Unterstützung beim Änderungsprozess bis hin zur Umsetzung der Software.  Ihre standardisierte Vorgehensweise gemäß ihren bewährten Best Practices ist wirklich solide und vielleicht sogar einzigartig in der CAD-Branche.

Sie haben enorm dabei geholfen, zu bestimmen, wie wir nun eigentlich arbeiten, und wie wir am besten arbeiten könnten.  Nach verschiedenen inspirierenden Workshops und eingehenden Besprechungen haben sie eine Umwandlung in eine Standard-Arbeitsmethode, in deutliche Strukturen und klare Absprachen erstellt.

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Mehr Sicherheit dank standardisierter Arbeitsweise

Bis jetzt ist der größte Erfolg für uns die standardisierte Arbeitsmethode.  Als wir mit der Cadac Group die Arbeit an diesem Projekt aufgenommen haben, hatten wir drei Abteilungen, jeweils mit ihren eigenen Arbeitsmethoden.  Und manchmal gab es sogar innerhalb einer Abteilung noch verschiedene Arbeitsmethoden. Mittlerweile hat jeder voneinander gelernt. Die besten Methoden sind übrig geblieben und wurden in die Standard-Arbeitsmethode integriert.  Das ist die Best Practice, oder: So machen wir das!

Der zweite Erfolg ist, dass sich die Qualität jetzt testen lässt.  Jeder Ingenieur kann jetzt mit Sicherheit sagen, dass Dokumente kontrolliert und freigegeben wurden, bevor sie dem Kunden übersandt werden.  Es gibt keine Missverständnisse über Versionen mehr.  Das Ergebnis? Risiken, Ausfallkosten und Fehlerhaftung wurden drastisch verringert.

Möchten Sie auch mit einer standardisierten Arbeitsweise arbeiten? Dann nehmen Sie Kontakt mit uns auf!

Schneller produzieren, mit höherer Qualität

Wir haben bereits große Schritte gemacht, sind aber noch nicht am Ziel. In Zukunft werde ich den kreativen Prozess unserer Ingenieure so weit wie möglich freisetzen. Der Mehrwert liegt im Erdenken kreativer technischer Lösungen.

Das mit SharePoint ergänzte Dokumentverwaltungssystem, Autodesk Vault wird noch mehr ein Hilfsmittel, um Kommunikation und Qualitätssicherung noch stärker zu unterstützen. Ein solches System ist kein Ziel an sich, aber ein enorm wertvolles Instrument, um Produkte schneller mit höherer Qualität zu erstellen und besser mit den Wünschen unserer Kunden zu verknüpfen.

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Kontrollierte Kommunikation rund um alle Dokumente mit Vault und SharePoint

Sowohl das Engineering als auch die Kommunikation rund um die Lieferleistungen wird natürlich komplett digital durchgeführt. Vom Versenden von E-Mails mit PDFs und Aufgabenmanagement in Excel wollen wir ganz weg. Das ist unkontrolliert, nicht nachverfolgbar und sicher nicht effektiv.

Wir möchten Projekte mit Kunden und Mitarbeitern in einer einzigen zentralen Umgebung durchführen. Das System schickt selbst die richtige Nachricht an die richtige Person, die über einen Link die richtige Version des Dokuments einsehen und überprüfen kann. Ich bin davon überzeugt, dass die Cadac Group hier mit ihren CadacOrganice-Lösungen darauf eingeht!

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