Dura Vermeer

Effektive Dokumentverwaltung & intelligentere Zusammenarbeit dank SharePoint

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Ein intelligenteres Arbeitsniveau

Für effektivere Dokumentverwaltung, intelligentere Zusammenarbeit an Projekten, papierlose Ablage und besseren Wissensaustausch eignet sich Microsoft SharePoint perfekt als Kooperationsplattform.

Aber wie sorgt man dafür, dass Mitarbeiter - in einer sehr komplexen Organisationsstruktur - tatsächlich mit der neuen Plattform arbeiten? e-office hat mit Dura Vermeer an einer klaren Akzeptanzstrategie und der Ausarbeitung einer am Menschen orientierten Vorgehensweise zusammengearbeitet, die die Einführung von SharePoint in der Organisation vereinfacht.

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Man muss ohne viel Aufwand das Wissen finden können, das eine entsprechende Frage beantwortet.

Hans Aalbers

IKT-Direktor - Dura Vermeer
Silhouet

Made by Dura Vermeer

Informationen und Wissen für jeden zugänglich

„Bei Dura Vermeer gilt ‚ausschließlich Microsoft‘ als Richtlinie. Wir glauben nämlich an die Integration von IT-Lösungen, und dort passt das Microsoft-Portfolio gut. Mit unseren Wünschen für eine gute Verknüpfung der Plattform mit externen Systemen, zur Möglichkeit einer intelligenteren Zusammenarbeit bei Projekten, und Dokumente und Wissen besser zugänglich zu machen, fiel die Wahl sehr schnell auf Microsoft SharePoint.“ SharePoint bildet nun die Grundlage für die interaktive SAM-Kooperationsplattform und die projektgetriebene CadacOrganice-Plattform.

Zusammenarbeit bei Projekten
“SharePoint ist stark im Erleichtern von Projekten. Wir haben unsere SharePoint-Umgebung mit einer zusätzlichen Schicht ausgestattet: Cadac Organice. CadacOrganice unterstützt den formellen Prozess der Projektorganisation für die Geschäftsbereiche Infrastruktur und Bau, wie beispielsweise Dokumentverwaltung und Projektplanung.”

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Schnelleres Auffinden von Wissen

„SharePoint ermöglicht es, Wissen in einer Organisation schneller zugänglich zu machen. In Dokumenten enthaltenes Wissen, aber auch das in den Köpfen unserer Mitarbeiter vorhandene Wissen, muss mit wenig Mühe greifbar sein. Sowohl CadacOrganice als auch die SAM-Kooperationsplattform sind darauf ausgerichtet.” SAM ist das interaktive Intranet von Dura Vermeer und umfasst u. a. verschiedene Sites für Publikationen, Abteilungen und Teams.

 

Akzeptanz der Vorgehensweise

„Natürlich erfordert die Umsetzung einer neuen Kooperationsplattform unter den Mitarbeitern deren Akzeptanz. Wir haben nur nicht begriffen, dass die Akzeptanz neuer Technologie so entscheidend für den Erfolg einer Plattform ist. Darauf kamen wir dann bei der Umsetzung. Ich habe an einer Konferenz von e-office über ‚SharePoint-Nutzerakzeptanz‘ teilgenommen. Ihre Mentalität und am Menschen orientierte Vorgehensweise (welche teils auf der Theorie von Michael Sampson basiert, Anm. d. Red.) sprach uns an. So rät e-office dazu, eine Auswahl von Akzeptanzmaßnahmen zu treffen, die die eigene Organisation am besten ansprechen.“

„Wir haben eine Standardvorgehensweise pro Betreibergesellschaft entwickelt, die aus Folgendem besteht:

I. Einer Roadshow: Wir erklären, warum wir digital zusammenarbeiten wollen, und bestimmen die Zielsetzungen für die Betreibergesellschaft.

II. Projektstart: Formgebung durch die Schlüsselnutzer der Plattform, Mitglieder der Geschäftsleitung und den Projektleiter von e-office. Bei diesem Projektstart gehen wir mit Schulungen, der Einrichtung von Sites, einem Migrationsplan und ‚Ausbildern vor Ort‘ mit dem Umsetzungsplan an den Start.

Jede Betreibergesellschaft kann die Standard-Vorgehensweise nach eigener Einsicht ergänzen. So gibt es im Bereich Infrastruktur zusätzliche ‚Ausbilder vor Ort‘.“

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Schulung am Arbeitsplatz

Diese ‚Ausbilder vor Ort‘ sind ein leistungsstarkes Mittel für die Akzeptanz des neuen Arbeitsumfelds: „Wir sehen, dass Mitarbeiter guten Mutes mit SAM und CadacOrganice an den Start gehen und nach der Schulung echt begeistert sind. Aber wenn sie dann einmal wirklich an die Arbeit mit SharePoint gehen, schleichen sich allmählich wieder Unannehmlichkeiten und Ärgernisse ein. Denn man muss die alte und vertraute Art des Arbeitens loslassen und in eine neue Arbeitsweise investieren, und das kostet Zeit und Geduld. Da hilft der Einsatz von ‚Ausbildern vor Ort‘ enorm. Sie beraten proaktiv dabei, wie man intelligenter arbeiten kann, und gehen direkt auf Fragen ein.“

Der Erfolg von Apps
Sogenannte Killerapplikationen funktionieren auch gut als Anreiz für die Akzeptanz. „Dura Vermeer hat sich zum Ziel gesetzt, papierarm zu arbeiten, und die Ablage-App für SharePoint ist dann auch die Lieblings-App in der ganzen Organisation.“

Gewonnene Erkenntnisse

„Bei der Einführung von SharePoint in der Organisation nicht alle Funktionalitäten von SharePoint benennen, sondern schrittweise auf die Motivationen der Leute und der Organisation eingehen.“

„Wir haben bei der Einführung von SAM und CadacOrganice gute Fortschritte gemacht und erwarten, das bis Ende des Jahres vollständig abgeschlossen zu haben. Das Projekt erfordert mehr Zeit und Energie, als ich vorher gedacht hatte. Meine ‚gewonnene Erkenntnis‘ ist, bei der Einführung von SharePoint in der Organisation nicht blind auf die Funktionalitäten des Tools zu starren (denn davon gibt es mengenweise), sondern schrittweise auf die Motivationen der Menschen und der Organisation einzugehen. Wie z. B., das Intranet wird interaktiv; wir teilen Dokumente miteinander dann auf intelligentere Weise: Wir tauschen Wissen aus und sagen Ihnen, wie man das macht.“

 

Quelle: http://www.e-office.com

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