Cadac Organice Archiving

Die sicherste Methode zum Archivieren und zur Übergabe Ihres SharePoint-Content

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Benutzerfreundliche SharePoint-Archivierungslösung

Wenn Sie in Ihrer Organisation SharePoint als Plattform zur Zusammenarbeit an Dokumenten nutzen, müssen Sie Ihren Content irgendwann auch einmal in einem zugänglichen Format archivieren.  Entweder nach Beendigung einer Projektphase, zur Datenübergabe, zur langfristigen Archivierung oder für den Offline-Zugriff zur Reduzierung der Lagerkosten.  Die Archivierung Ihrer Umgebung mit CadacOrganice Archiving löst viele Back-up-Probleme und -Sorgen.

Dank unserem Tool können Sie Ihre SharePoint-Dokumentbibliotheken und -Listen zwecks langfristiger Archivierung und für Datenübergabe-Prozesse an Anwender, die nicht über SharePoint verfügen, auf einfache Weise in lokale Datei- und Ordner-Strukturen exportieren.  Archivierter Content bleibt weiterhin über die SharePoint-Suche durchsuchbar und lässt sich leicht mit externen Teilnehmern teilen, die nicht an Ihre SharePoint-Umgebung angeschlossen sind.

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Es war noch nie so einfach, ein Back-up Ihrer SharePoint-Umgebung zu erstellen!

 

Olaf Stöter Product Manager - Cadac Group ISV Olaf Stöter

Vorteile der SharePoint-Archivierungslösung

USP Benutzerfreundlich

Benutzerfreundlich

Einfach umzusetzende und leicht zu benutzende Archivierungssoftware für Einzel- und langfristige Archivierung.

USP Planmäßiges Archivieren

Planmäßiges Archivieren

Führen Sie die Archivierung außerhalb der Bürostunden aus, um so die Auswirkungen auf Ihre SharePoint-Umgebung auf ein Minimum zu reduzieren.

USP Sparen Sie Lagerkosten, und behalten Sie den Zugriff auf Ihre Daten

Sparen Sie Lagerkosten, und behalten Sie den Zugriff auf Ihre Daten

Reduzieren Sie Kosten durch Reduzierung Ihres Online-SharePoint-Content.  Nutzen Sie Dateifreigaben bei preisgünstiger Speicherung zur sicheren Archivierung Ihres Content.

USP Archiv mit Standard-Ordnerstruktur

Archiv mit Standard-Ordnerstruktur

Greifen Sie über einen Standard-Dateibrowser auf archivierte Daten zu  Die Navigation durch Ihr Archiv erfordert keine zusätzliche Software.

USP Komplett zugängliche Metadaten- und Content-Liste

Komplett zugängliche Metadaten- und Content-Liste

Importieren Sie den Archiv-Content auf einfache Weise in Lösungen Dritter, da die Metadaten für jedes Dokument in einer separaten Datei gespeichert sind und das Archiv eine umfassende Liste aller Dateien enthält.  

USP Zero-Footprint

Zero-Footprint

Empfänger benötigen keine Archivierungssoftware oder Lizenzen.

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Erstellen Sie Übergabe-Pakete

Projektbezogene Daten müssen aus Gründen der Richtlinientreue archiviert oder irgendwann einmal an Ihren Kunden übergeben werden.  Anstatt SharePoint-Content manuell zu exportieren, können Sie den Prozess mit CadacOrganice Archiving automatisieren.

Es war noch nie so einfach, Ihren Kunden, Anbietern oder Zulieferern ein Übergabepaket zu Ausschreibungszwecken oder als Vertragsdokumentation im Standarddateiformat, einschließlich aller Metadaten im Zusammenhang mit einem Dokument, zukommen zu lassen.  Diese Lösung umfasst mehrere Filter- und Abfrageoptionen, die Ihnen die Trennung und Archivierung von Übergabe-Content separat von anderen Dokumenten ermöglicht.

Zuverlässiges langfristiges Archiv

Haben Sie jemals ein SharePoint 2003-Back-Up oder eine 10 Jahre alte FoxPro-Datenbank erfolgreich wiederhergestellt? Langfristige Archivierung kann nur dann erfolgreich sein, wenn Sie mit Industrienormen wie dem Dateisystem und Klartext-XML arbeiten. Für in SharePoint gespeicherte Dokumente wird die neueste Version eines Dokuments zusammen mit einem XML-Dokument mit allen Metadaten-Feldern für dieses Dokument in die Archiv-Dateistruktur heruntergeladen.

Ein Back-up-Plan ist noch keine Archivierungsstrategie

Viele, die SharePoint als ihr Enterprise-Content-Management-System einsetzen, haben zwar eine Back-up- und Wiederherstellungsstrategie, jedoch keine langfristige Archivierungsstrategie oder Methode, ihren Kunden oder Partnern nach Projektabschluss auf einfache Weise Informationen zu übergeben.

Das Back-up von SharePoint-Daten dient ganz sicherlich einem anderen Zweck als die Archivierung von Daten.  Über ein Back-up können Administratoren Daten im Notfall oder für den Fall eines Verlusts wiederherstellen.  Ein Archiv macht Daten (oder besser gesagt, Informationen) dem Eigentümer dieser Daten über einen langen Zeitraum (mehrere Jahrzehnte) zugänglich und sollte so technologieunabhängig wie möglich sein, sodass sichergestellt ist, dass die Informationen gleich der Technologie, die zu ihrer Erstellung verwendet wurde, immer noch verfügbar sind.

2 Erfolgsfaktoren, um Ihren Content zugänglich zu halten

Wir wissen alle, dass sich die Technologie schnell weiterentwickelt, und dass sich die Chancen, Content über einen längeren Zeitraum weiterhin nützlich und zugänglich zu halten, abhängig von 2 wichtigen Faktoren verbessern:

  1. Wahl eines Speichersystems, das Jahrzehnte überleben kann.
  2. Wahl eines Datenformats, das Jahrzehnte überleben kann.

CadacOrganice Archiving arbeitet zur Archivierung von Content mit einfachen Datei- und Ordnerstrukturen, die der Site-Struktur von SharePoint entsprechen, und lässt sich einfach offline nehmen, z. B. durch Einsatz von langfristigen Speichersystemen wie Blu-Ray-Discs.  Listenartikel und Dokumenteigenschaften werden in einem XML-Dokument archiviert, das man zum Importieren der Daten in andere Enterprise-Content-Managementsysteme verwenden könnte.

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Speichern auf traditionellen Speichergeräten

Die Unkompliziertheit des Archivs kombiniert mit der Tatsache, dass alle Dateimetadaten in einer einfachen Textdatei gespeichert werden, machen es extrem einfach, Archivdateien über traditionelle Datenspeichergeräte auszutauschen.  Speichern Sie Ihr Archiv auf USB-Sticks, externen Festplatten oder sogar DVDs, und übergeben Sie diese den Empfängern als leicht zu nutzende Daten in einer Standard-Ordnerstruktur.  Zwecks Zugang zu Dokumenten oder den entsprechenden Metadaten ist keine zusätzliche Archivierungssoftware erforderlich.

Planmäßiges Archivieren basierend auf Profilen

Die Anwendung läuft webbasiert als Windows-Dienst, und der Archivierungsvorgang lässt sich leicht terminieren.  Administratoren können Profile definieren, in denen der Content des Archives nach Site-Kollektion bestimmt werden kann.

Für SharePoint-Farmen vor Ort lässt sich SharePoint Search entsprechend zur Einbeziehung von CadacOrganice-Archiven erweitern, um sowohl Online- als auch archivierten Content auf nahtlose Weise und mit der gleichen Anwendererfahrung zu finden.

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CadacOrganice Archiving gehört zur CadacOrganice-Suite

Wir sind bei der Cadac Group stolz auf die Entwicklung unserer CadacOrganice Suite. Durch diese Lösung zur technischen Zusammenarbeit wird die Kooperation an fachübergreifenden Projekten einfacher denn je.  Auf Basis von über 30 Jahren Erfahrung bildet unsere auf Microsoft SharePoint und Autodesk Vault basierende CadacOrganice-Plattform die ideale Grundlage für das Verwalten und Teilen digitaler technischer Daten und Dokumente. Lokal, in der Cloud oder als Hybridlösung.

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