“We tekenen voor een langdurig partnership.”
Waterschapsbedrijf Limburg (WBL) is als dochter van het Waterschap Limburg met 165 medewerkers verantwoordelijk voor het zuiveren van het rioolwater van zo’n 500.000 gezinnen en 30.000 bedrijven. Elk jaar wordt een slordige 150 miljoen kubieke meter gereinigd water teruggestort in de beken en rivieren. Het gewonnen slib dient in de vorm van korrels als brandstof voor de industrie. “Het rioolwater komt terecht in 17 zuiveringsinstallaties, verspreid over de provincie”, vertelt Ron Piepers, als projectleider betrokken bij de overgang van de documentenstroom van AutoManager Meridian naar Autodesk Vault Professional.
“Van het complete stelsel zijn uiteraard tekeningen gemaakt. Van de rioolbuizen, de pompen, de sluizen, de zuiveringsfabrieken zelf; alles is gedocumenteerd. Inclusief elke aanpassing, reparatie en uitbreiding door de jaren heen. In totaal gaat het om ruim 40.000 documenten. Die wilden we graag beter geordend hebben en vooral makkelijker terug te vinden. Ook was niet altijd direct helder wat de meest actuele versie was. Cruciaal als er een storing is of als er iets vervangen of uitgebreid moet worden.”
Aanbesteding
Het Waterschapsbedrijf Limburg maakte de principiële keuze voor Autodesk Vault Professional en schreef een meervoudig onderhandse aanbesteding uit. De keuze viel op Cadac. Vanwege de eerdere ervaringen zeker, Cadac was immers al van oudsher leverancier van CAD-software? “Nee”, zegt Ben Spreen, Senior accountmanager bij Cadac. “Het Waterschapsbedrijf heeft voor ons gekozen op basis van prijs. We hadden de scherpste aanbieding.
Natuurlijk willen we graag waarde toevoegen en qua diensten beter zijn dan andere softwareleveranciers, maar het kan ook om prijs draaien. Omdat we veel ervaring hebben met het migreren van documenten naar Autodesk Vault Professional én we een eigen product hebben om tekeningen te publiceren naar SharePoint, konden we de omvang van het project goed inschatten. Blijkbaar waren de andere partijen minder gerust.”
Voor ons is het essentieel om de juiste tekeningen en documenten paraat te hebben op elk moment. Uit oogpunt van veiligheid en efficiency. We willen immers bij projecten geen faalkosten vanwege verouderde of niet-complete informatie
Ron Piepers
Projectleider - Waterschapsbedrijf Limburg
Proof of concept
Ron Piepers knikt. “Bij migratie loop je altijd tegen verrassingen aan. We waren ook wel beducht op te veel optimisme. Daarom hebben we na de eerste gunning nog een Proof of Concept laten uitvoeren. Die gaf de doorslag, 100 proefdocumenten werden feilloos en snel verwerkt.
Vorig jaar zomer is het contract getekend en inmiddels zijn alle tekeningen netjes omgezet in pdf’s en beschikbaar binnen SharePoint. Een hele klus, zeker, want ook bij ons ging het om heel veel verschillende soorten en versies. We zijn ook wel tegen enkele bugs en probleempjes aangelopen, maar onder de streep is de migratie goed verlopen.”
SharePoint
Het migereren van de tekeningen naar Autodesk Vault Professional was één onderdeel. Vervolgens moesten alle documenten nog via SharePoint terug te vinden zijn. Daarvoor zette Cadac haar product Organice Vault in.
“We willen bij het Waterschapsbedrijf alles kunnen raadplegen op SharePoint”, vervolgt Ron Piepers. “In de cloud dus via een internetverbinding, realtime. Iedereen heeft dan te maken met dezelfde, actuele versie van een document. De tekenaars, de planners en de mensen in het veld. Tot voor kort waren alle tekeningen in Meridian opgeslagen. Niet handig, vooral omdat het lastig zoeken was. In Autodesk Vault Professional staan alle documenten bij elkaar en het systeem heeft een uitstekende en snelle zoekfunctie zowel binnen Autodesk Vault Professional en Microsoft SharePoint. Voor ons is het essentieel om de juiste tekeningen en documenten paraat te hebben op elk moment. Uit oogpunt van veiligheid en efficiency. We willen immers bij projecten geen faalkosten vanwege verouderde of niet-complete informatie.”
Cursussen en opleidingen
De migratie verliep uitstekend, kijkt de projectleider terug. “Al waren er wel een paar puntjes. Verder hebben we de tijd genomen. Overgang naar een ander systeem betekent cursussen en opleidingen, mensen meenemen. Iets dat Cadac ook volledig verzorgt. Ik hoor uit de organisatie eigenlijk alleen positieve reacties.”
Ben Spreen is eveneens tevreden met het afgelegde traject. “Zeker. Een mooie klant waardoor we nog meer ervaring hebben opgebouwd met de koppeling Autodesk Vault Professional en Microsoft SharePoint. Het beheersen van de documentenstroom is toch voor veel organisaties een belangrijk thema. Verder ben ik blij dat we de komende jaren blijven fungeren als partner. We zorgen voor onderhoud, updates en installatie van eventuele nieuwe functies. En we zijn uiteraard altijd bereikbaar voor advies of overleg. Dat leggen we binnenkort vast in een Service Level Agreement.”
"Het is fijn om een achterwacht te hebben en de garantie dat het systeem blijft werken"
Juist de back-up vindt Ron Piepers prettig. “Het is fijn om een achterwacht te hebben en de garantie dat het systeem blijft werken. Belangrijkste is echter dat alle documenten direct beschikbaar en vindbaar zijn, as built. Waterbeheer wordt steeds belangrijker. Wij vinden dat er bij ons niets fout mag gaan.”
