"We hebben de controle over onze documentconfiguraties en onze vrijgavecyclustiming verbeterd."
SolarReserve is een vooruitstrevende wereldwijde ontwikkelaar van zonne-energieprojecten voor nutsbedrijven, met geavanceerde, zelf in de VS ontwikkelde zonne-energie-opslagtechnologie die de fluctuatieproblemen oplost die worden ervaren bij andere hernieuwbare energiebronnen. De Solar Reserve-technologie zorgt voor een hernieuwbare basisproductie en in-/uitschakelbare stroom die niet moet onderdoen voor de traditionele elektriciteitsopwekking met fossiele brandstof en kernenergie.
Het bedrijf gevestigd in Californië heeft momenteel wereldwijd meer dan $ 1,8 miljard aan projecten lopen. Hun huidige ontwikkelings- en langetermijnstroomcontracten behelzen 482 megawatt (MW) aan zonne-energieprojecten die $ 2,8 miljard aan projectkapitaal vertegenwoordigen.
Het project
In 2014 werd SolarReserve volledig eigenaar van een geavanceerde eigen thermische zonne-energietechnologie geïntegreerd met gesmolten zout-energieopslag. Voorafgaand aan de aanschaf, had SolarReserve de verantwoordelijkheid voor de oplevering van de apparatuur en diensten die gebruikmaken van deze technologie, uitbesteed aan derden, die de processen en procedures leverden om te zorgen dat het project met succes kon worden uitgevoerd.
Door deze verwerving werd de verantwoordelijkheid overgedragen aan SolarReserve, dat voorbereid moest zijn op het aankomende Redstone zonne-energieproject in Zuid-Afrika, een project van 100 MW met 12 uur volledig opgeladen energie-opslag.
Met Cadac Organice DCS hebben we een effectief documentvrijgaveproces geïmplementeerd, waardoor we documenten sneller en efficiënter kunnen vrijgeven. We hebben de controle over onze documentconfiguraties en onze vrijgavecyclustiming verbeterd. En we positioneren ons voor een betere projectuitvoering in de toekomst.
Lance Hagenbuch
Directeur & Programmeur - SolarReserve
De uitdaging: configuratie van het master document
Het Redstone-project vormde een nieuwe uitdaging voor SolarReserve op het vlak van documentbeheer en controle. Voordat de technologie werd aangeschaft, volgden ze een gangbare praktijk waarbij verschillende servers en mappen werden gebruikt voor het updaten en verwerken van documenten, maar er bestond geen systematisch documentbeheerproces.
Daarnaast werden er heel wat lessen getrokken uit het eerste project, Crescent Dunes, dat nu loopt in Tonopah, Nevada, VS. Deze lessen moeten op efficiënte en nauwkeurige wijze worden geïntegreerd in het ontwerp van het Redstone-project.
De uitdaging: de behoefte aan een gestructureerd en gecontroleerd proces
De complexiteit en omvang van de torenopslagtechnologie met gesmolten zout vereist een gestructureerd, gecontroleerd proces om te zorgen dat alle documenten nauwkeurig, beoordeeld en goedgekeurd zijn voordat ze voor gebruik worden vrijgegeven.
SolarReserve is een kleiner bedrijf met 120 medewerkers in kantoren over de hele wereld en een kleine IT-afdeling, en schafte een documentbeheersysteem aan dat voldeed aan specifieke belangrijke criteria:
- Op SharePoint-basis zodat het compatibel is met bestaande architectuur.
- Gebruiksvriendelijk zodat teamleden het snel kunnen leren en gebruiken.
- Toegankelijk voor externe partners zodat documenten kunnen worden gedeeld.
- Minimale kostentoename.
De concurrentie
SolarReserve heeft verschillende andere documentbeheertools op de markt overwogen, maar veel van de concurrerende technologieën waren niet compatibel met SharePoint en hierdoor complexer en minder gebruiksvriendelijk. Bovendien leidden ze tot een grotere kostentoename.
De keuze voor Cadac Organice DCS
SolarReserve koos uiteindelijk voor Cadac Document Control System (DCS) omdat het de functionaliteit bood van meer complexe en dure systemen en effectief voldeed aan hun primaire behoeften als klein bedrijf.
Aangezien het een systeem op SharePoint-basis betreft, was het compatibel met de bestaande architectuur zodat teamleden het systeem snel onder de knie konden krijgen. Daarnaast ging er een kleinere kostentoename mee gemoeid dan veel van de concurrerende technologieën, die vaak zijn gebaseerd op zelfstandige platformen.
De implementatie
Met ingang van de zomer van 2015 werkte Cadac nauw samen met SolarReserve om het DCS-systeem te implementeren. Tijdens een korte zes maanden durende ontwikkelingscyclus, heeft Cadac het project met succes van nul naar volledig functioneel gekregen. Het ontwikkelingsteam heeft meerdere praktische workshops geleid, het uitgaveproces in een stroomschema gezet en verfijnd, een ontwikkelingstool ontwikkeld voor simulaties en kleine compatibiliteitsproblemen opgelost om een soepel vrijgaveproces te garanderen.
Het Cadac DCS-systeem werd op tijd en binnen het budget geïmplementeerd en SolarReserve was volledig voorbereid voor de lancering van het Redstone-project.
Het resultaat
Tot nu toe heeft SolarReserve ongeveer 175 volledig nauwkeurige en goedgekeurde technische documenten vrijgegeven aan klanten en leveranciers van Redstone en er wordt verwacht dat in totaal 2000 documenten worden vrijgegeven in de loop van het project.
Cadac DCS speelt een cruciale rol in het project door:
- Doeltreffend de documentconfiguratie en -vrijgave te beheren voor het SolarReserve Redstone-project.
- Het gebruik van mappen en servers overbodig te maken, naast het bijbehorende risico op onnauwkeurige documenten en documentverlies.
- Verschillende toegangsniveaus aan te bieden voor het delen van documenten met de externe technische/productiepartner van SolarReserve.
Over Cadac Organice DCS
Cadac Organice Archiving maakt onderdeel uit van de Cadac Organice Suite, een technische samenwerkingsoplossing ontworpen voor multidisciplinaire projecten. Cadac Organice Suite, gebaseerd op Microsoft SharePoint en Autodesk Vault, biedt de ideale basis voor het beheren en delen van digitale technische gegevens en documenten.
Cadac Organice DCS is een uiterst configureerbare, volledig op internet gebaseerde, systeemeigen SharePoint-documentencontrole-oplossing die een effectief en gesystematiseerd delen van documenten mogelijk maakt.
De best practices van Cadac
De oplossing garandeert volledige controle over het document, van de creatie tot de beoordeling, de goedkeuring en de vrijgave aan de klant. Het DCS-systeem staat verschillende toegangsniveaus toe voor interne en externe teams. Via een centrale opslaglocatie is de automatische integratie mogelijk van eenvoudige, opeenvolgende beoordelingsprocessen en complexe parallelle structuren binnen een enkel document.
Cadac DCS kan gemakkelijk zowel semi-gestructureerde als zeer gestructureerde samenwerkingsscenario's aan en is geconfigureerd om te voldoen aan de specifieke projectbehoeften van elke cliënt. De best practices van Cadac, die zijn ontwikkeld na jaren ervaring met technische samenwerkingen, zorgen dat cliënten de DCS-oplossing snel en efficiënt implementeren en de tijd en implementatiekosten aanzienlijk kunnen verminderen.
