SKM - Sinclair Knight Merz

Het samenstellen van virtuele teams wereldwijd

Over SKM

Een positieve impact op de wereld
Sinclair Knight Merz (SKM) is een toonaangevend engineering-, wetenschaps- en projectimplementatiebedrijf met circa vijftig vestigingen in Australië, Nieuw Zeeland, Europa, het Midden-Oosten, Zuid-Amerika en Azië. Het bedrijf heeft tot doel om op de lange termijn een positieve impact te hebben op de wereld. SKM levert projecten voor klanten in zeven grote markten: Buildings & Property, Defense, Power & Industry, International Development Assistance, Transport Infrastructure, Mining & Metals en Water & Environment.

Wereldwijde uitrol van Microsoft SharePoint
In 2009 werd Microsoft SharePoint wereldwijd in alle vestigingen van Sinclair Knight Merz (SKM) uitgerold voor het hosten van het bedrijfsintranet, het beoordelingssysteem en diverse andere essentiële bedrijfsapplicaties. Er moesten verschillende verouderde systemen worden vervangen en na een aantal producten te hebben geëvalueerd, koos SKM voor SharePoint als hoofdplatform voor samenwerking en kennisbeheer.

Lees meer

SharePoint maakt het mogelijk te zoeken naar IP-content en biedt een veel effectiever en efficiënter platform voor het beheren van documenten, zowel interne documenten als documenten die aan externe klanten worden geleverd.

Arvind Sampath

Applications Manager / Knowledge Management and Collaboration - Sinclair Knight Merz
Silhouet

Voordelen

De Cadac Organice Suite biedt SKM veel voordelen:

USP Gebaseerd op SharePoint

Gebaseerd op SharePoint

SharePoint maakt het mogelijk te zoeken naar IP-content en biedt een veel effectiever en efficiënter platform voor het beheren van documenten.

USP Eenvoudig in gebruik

Eenvoudig in gebruik

Intuïtief en gebruikersvriendelijk.

USP Documenten delen

Documenten delen

Engineeringdocumenten kunnen zowel intern als extern worden gedeeld.

USP Verbeterd risicobeheer

Verbeterd risicobeheer

Met SharePoint kan alle correspondentie tussen de verschillende partijen overzichtelijk worden opgeslagen.

USP De totale kosten verlagen

De totale kosten verlagen

Medewerkers zijn vaak veel tijd kwijt aan het terugzoeken van informatie of rapporten die ze ooit naar een klant hebben gestuurd. Om dat probleem te verhelpen, komt er een centrale opslagplaats waar documenten worden gecategoriseerd en gearchiveerd met een back-up in verschillende datacenters.

USP Virtuele teams

Virtuele teams

SKM kan het zich niet veroorloven om in elke regio een specialist te hebben zitten. Daarom proberen ze hun personeel en hun activa zo efficiënt mogelijk te benutten. Dat wil zeggen dat ze het werk naar hun medewerkers brengen in plaats van de medewerkers ver te laten reizen.

skm-2.jpg

Geselecteerde pilotlocaties

SKM zette SharePoint eerst alleen in op een aantal pilotlocaties over de hele wereld en begint nu al met het aanmaken van een centrale opslag voor internationale projecten die de betrokken medewerkers op elk moment kunnen raadplegen, aldus Yortis. Na de wereldwijde uitrol in 2010 zal iedereen binnen het bedrijf toegang hebben tot het systeem. SKM wil echter eerst alle culturele issues en potentiële problemen op het gebied van verandermanagement oplossen voordat het nieuwe systeem en de processen verplicht worden gesteld in de organisatie. Daarom is het bedrijf van plan om het systeem bij de teams te laten introduceren door de lokale managers in plaats van het hoofdkantoor.

“Het is niet eenvoudig om voor alle vestigingen wereldwijd dezelfde geharmoniseerde processen te gebruiken. Proces- en verandermanagement spelen een grote rol bij dit project. Daarom nemen we uitgebreid de tijd om aan alle medewerkers uit te leggen waarom het nieuwe systeem wordt geïntroduceerd, op welke manier dit systeem de manier van werken zal veranderen en wat deze verandering voor iedereen inhoudt. Net als veel andere bedrijven bestaan we uit een aantal verschillende business units. Medewerkers zijn meestal vooral loyaal aan de lokale business unit waar ze voor werken, en veel minder aan het bedrijf als geheel. Dat is vrij normaal menselijk gedrag. Op de pilotlocaties hebben we nu ontdekt dat als we rustig de tijd nemen om de eindgebruikers de nieuwe processen uit te leggen, hen de voordelen te laten zien en het grote plaatje te schetsen, dat mensen dan vrij snel overstag gaan”, vertelt Yortis.

Kennis overal en altijd toegankelijk

In de toekomst zullen we het systeem verder uitbreiden met een extranetfunctie en de mogelijkheid om documenten uit te wisselen met onderaannemers en klanten. Daarnaast zal SharePoint worden geïntegreerd met andere systemen, zoals de engineering- en CAD-pakketten van SKM.

Arvind Sampath, Applications Manager - Knowledge Management and Collaboration bij SKM: “De keuze voor het platform was essentieel.” Gezien de internationale omvang was de belangrijkste voorwaarde voor SKM dat alle projectteams overal ter wereld toegang hadden tot dezelfde informatie. “Alle kennis moet altijd en overal toegankelijk zijn”, zegt Sampath.

teck-mining-3.jpg
teck-mining-2.jpg

Eerste testen met SharePoint

In 2007 deed SKM een test met SharePoint 2007. De resultaten waren echter teleurstellend. Het programma werd geïmplementeerd op slechts één server, wat veel te kleinschalig was om aan de vraag naar SharePoint binnen het bedrijf te voldoen. Bovendien werd het personeel onvoldoende betrokken bij de overgang naar dit nieuwe systeem. “Enkele sleutelpersonen waren niet overtuigd en er was weinig kennis van SharePoint”, vertelt Sampath. “We hadden allerlei oplossingen, maar bij al die oplossingen ontbrak het aan samenhang tussen de verschillende programma's, waardoor het hele systeem lastig te beheren was. En dus moesten we consolideren. Kennisbeheer en samenwerking zijn thema's die strategisch moeten worden aangepakt en ook het platform moet strategisch worden benaderd.”

In 2009 werd opnieuw een test gedaan met als doel om te bepalen wat precies de randvoorwaarden waren. SharePoint 2007 werd ingezet om met behulp van Team Sites Communities of Practice te bieden. Daarnaast werd een nieuw intranet uitgerold. Het team van SKM zorgde voor een opslagplaats voor technische documenten en een projectsamenwerkingsruimte waar maar liefst 500 projecten tegelijkertijd kunnen lopen. Ook werd er een beoordelingssysteem gebouwd op Infopath en Workflow, evenals een eerste versie van een documentbeheeroplossing. De intranetteksten worden handmatig uit een Web CMS gehaald. Op die manier kunnen alle teksten meteen opnieuw worden geordend en geclassificeerd.

Partnerschappen met leveranciers zijn onmisbaar

“Als medewerkers veel tijd hebben geïnvesteerd in het opzetten van een uitgebreide mappenstructuur en fileshares, laten we dat één op één overzetten naar SharePoint als ze dat willen, zodat ze SharePoint in ieder geval kunnen gebruiken als samenwerkingsplatform. We gaan de mappenstructuur dan niet herindelen om de overgang makkelijker te maken voor ze”, legt Sampath uit. Op de langere termijn wil SKM een nauwere integratie met de bedrijfsapplicaties bieden. Daardoor kunnen er aan de hand van gegevens uit bedrijfsapplicaties automatisch documenten worden gegenereerd en hebben gebruikers die standaard geen toegang hebben tot het financiële systeem toch de financiële gegevens inzien. SKM is nu aan het upgraden naar SharePoint 2010, omdat dit platform deze manier van werken naar verwachting mogelijk kan maken.

Het SharePoint-team van Sinclair Knight Merz heeft de strategie in overleg met verschillende sleutelpersonen in het bedrijf bepaald. SKM is voor de implementatie bovendien partnerschappen aangegaan met externe leveranciers, waarbij er tenders zijn georganiseerd voor afzonderlijke projecten. Sampath: “De partnerschappen met leveranciers waren onmisbaar om een concurrerende omgeving te creëren met de interne IT.” CSC Australia werd aangesteld als systeemintegrator om de implementatie van de Cadac Organice Suite, een op SharePoint gebaseerde oplossing voor engineering document management en document control, in goede banen te leiden.

Cadac Organice biedt beheerfunctionaliteit

SKM gebruikt Cadac Organice Explorer voor het beheren van de projectdocumentatie, waaronder CAD-tekeningen, Office-documenten en e-mail, en Cadac Organice Transmit voor het distribueren van documenten aan externe ontvangers met behulp van transmittals. SKM zal Cadac Organice inzetten als een standaard desktopapplicatie voor zo goed als alle SKM-medewerkers wereldwijd. SKM wil de documentbeheeromgeving ook gaan gebruiken voor zijn joint ventures met projectpartners. “We ontdekten al snel dat SharePoint geen documentbeheersysteem is”, zegt Sampath. “SharePoint heeft geen enkel documentbeheerprincipe. Cadac Organice biedt voor een deel die beheerfunctionaliteit en we hebben een leverancier die hun oplossing gaat aanpassen om documentnummering mogelijk te maken. “Dit biedt ons de mogelijkheid om SharePoint te integreren met een zeer krachtige transmittal- en CAD-functionaliteit. Bovendien zal de volgende versie nog een aantal extra documentbeheermogelijkheden bieden.”

power-sector.jpg

360-gradenbeeld

Sampath staat nu aan het hoofd van een team van twaalf SharePoint-specialisten binnen Sinclair Knight Merz. “We laten zien wat SharePoint allemaal kan naast de standaardfuncties, maar als ze een locatie willen, vragen we ze waarom en zetten we dat op papier. We moeten alle processen, informatiestromen en systemen begrijpen om iedereen in de organisatie een 360-gradenbeeld van de entiteiten binnen de organisatie te kunnen bieden.” Volgens Yortis is kennisbeheer hard werken en vooral ook één groot leerproces. En daar zit SKM nu middenin. Ondanks de voordelen die het gebruik van SharePoint binnen SKM naar verwachting zal hebben, is Yortis van mening dat het altijd lastig is om een business case te maken voor kennisbeheer, gezien de abstracte factoren die hierbij betrokken zijn.

wind-turbines.jpg

Het wiel niet steeds opnieuw uitvinden

“Hoe rechtvaardig je efficiëntie, productiviteit en risicobeheer in termen van return on investment? Je kunt wel aannames doen, maar die zijn altijd discutabel.” Yortis bekijkt het liever van de andere kant: zonder solide kwaliteitscontroles kan het bedrijf reputatieverlies lijden of zelfs worden aangeklaagd; zonder kennisbeheersysteem zou het bedrijf mooie zakelijke kansen mislopen; en de mogelijkheid om kennis te delen en hergebruiken maakt het bedrijf uiteindelijk winstgevender.

“Met SharePoint creëren we nu Communities of Practice waar de elektrotechnische, mechanische en hydrologische specialisten bijvoorbeeld hun papers en kennis kunnen delen. De standaarden in onze industrie veranderen behoorlijk snel en op deze manier kunnen we die kennis meteen delen met al onze medewerkers. Zo hoeven we niet steeds het wiel opnieuw uit te vinden als we tegen een bepaald probleem aanlopen of een nieuw project opzetten”, legt hij uit.

Gerelateerde cases

Meer cases

Wilt u weten wat de Cadac Organice Suite voor uw organisatie kan betekenen?

Stel een vraag Maak een afspraak

Over Cadac Group

In de maakindustrie, de bouw en bij de overheid is digitalisering in volle gang. De manier waarop u ontwerpt, maakt en gebruikt verandert radicaal. Onze experts helpen u deze digitale transformatie te omarmen en stellen u in staat een nieuwe fase van groei in te gaan. Zodat u klaar bent voor de toekomst. Wat die ook brengt. 

Meer over Cadac Group

Onze locaties

worldmap
You are currently visiting the Dutch website, would you like to see this page in English?