Behoefte aan nieuw EDM systeem
Nexus is het vervoersbedrijf van de Engelse regio Tyne en Wear en ontwikkelt, levert en bevordert het openbaar vervoer om de economische voorspoed en het dagelijks leven van haar mensen te verbeteren. Het Tyne en Wear metrosysteem vervoert jaarlijks 40 miljoen passagiers en is de ruggegraat van het openbaar vervoersysteem. Het systeem heeft 60 stations en in de spits rijden er elke 3 minuten treinen door het centrum van Newcastle en Gateshead. Nexus beheert ook 9 belangrijke busstations, 300 busdiensten en lokale veerdiensten.
Nexus onderneemt de komende 11 jaar een investeringsprogramma voor het metrosysteem van meer dan GBP 385 miljoen. Als een door de overheid gefinancierde organisatie moet Nexus ervoor zorgen dat alle activiteiten rondom de investering goed worden gedocumenteerd en controleerbaar zijn. Zowel de interne processen voor Document Management en Document Control en de externe samenwerking met ingenieursbureau’s, aannemers en toeleveranciers moet geïntegreerd worden en er moet zorggedragen worden voor gedegen revisiebeheer en controleerbare communicatie. Het management was van mening dat Document Control onvoldoende was georganiseerd. Zij koos ervoor een EDM systeem te implementeren op basis van Cadac Organice en Microsoft SharePoint.
Implementatie van Cadac Organice
In een eerste fase werd Cadac Organice hoofdzakelijk geïmplementeerd voor de engineeringsafdeling en de tekenkamer (in totaal 50 gebruikers), om het gebruik in een tweede fase uit te breiden naar Project Management en in de directe samenwerking met externe aannemers en consultants.
Van generieke gebruikers (nietprojectgerelateerd) werd algemeen aangenomen dat zij direct in SharePoint konden werken. Nadat zij gestart is met de basismodule Cadac Organice Explorer voor engineers en CAD tekenaars, verwacht Nexus de oplossing uit te breiden met Cadac Organice Transmit voor de formele uitwisseling van documenten met aannemers en consultants, en Cadac Organice Workbox voor het automatiseren van tijdige terugkoppeling en reacties. Nexus beheert haar eigen SharePoint servers.
We schatten dat elke engineer in de tekenkamer tenminste 1-2 uur per week bespaart met het terugvinden van documenten..
Health & Safety Engineering & Project Manager - Nexus
Best Practice
De leiding van het project werd toebedeeld aan een Project Manager, een ervaren Health & Safety Engineer van de afdeling Nexus Health, Safety, Quality & Environment (NHSQ&E), die net was binnengekomen en elders ervaring met Document Control had opgedaan.
“Cadac Group werd als leverancier ingeschakeld voor een gestructureerde implementatie van de Cadac Organice oplossing op basis van een “Best Practice Template”, die verder werd afgestemd op onze behoefte. Cadac Organice is niet alleen volledig gebaseerd op SharePoint, waardoor wij onze applicaties in lijn konden brengen, het is ook een intuïtieve en gebruiksvriendelijke applicatie waarmee onze gebruikers alles in hun werk kunnen doen en veel efficiënter dan voorheen! Bovendien is de ondersteuning van Cadac Group als leverancier bij het optimaliseren van onze processen, het implementeren van onze Document Management oplossing en het migreren van onze data zeer professioneel, flexibel en vooruitdenkend geweest.”
Tijdbesparing
Hoewel er vooraf geen meetbare KPI’s of succescriteria waren gedefinieerd, heeft Nexus het gevoel dat men nu weer controle heeft over de documenten. “We besparen veel tijd in het terugvinden van relevante documenten. Waar dit voorheen makkelijk 15 minuten per document kostte, is dit nu 30 seconden.
We schatten dat elke engineer in de tekenkamer tenminste 1-2 uur per week bespaart ten opzichte van de vorige werkwijze. Een interessant bijkomend effect is dat Cadac Organice ons in staat stelt alle documenten te doorlopen die nu voor het eerst inzichtelijk zijn in één systeem. Dit heeft al geleid tot het verwijderen van een significante hoeveelheid onbelangrijke en verlopen documenten uit de organisatie. Als laatste heeft Cadac Organice een zeer aantrekkelijke Total Cost of Operation (TCO) en konden we operationele en onderhoudskosten van oude systemen reduceren.
