“Alle documenten staan nu veilig in de cloud, zijn direct aan te roepen en altijd up-to-date. We kunnen zo sneller en efficiënter werken”
Offshorebedrijf Heerema Fabrication Group, met werkplaatsen in Zwijndrecht, Groot-Brittannië en Polen, besloot begin dit jaar over te stappen op Organice Taskforce, het documentenbeheersysteem van Cadac Group gebaseerd op SharePoint van Microsoft. “Een belangrijke stap in de digitalisering van de onderneming”, zegt Tony Stewart, als manager verantwoordelijk voor IT.
De groei van Heerema Fabrication Group
Heerema Fabrication Group heeft een turbulente periode achter de rug. De mondiale marktleider in het installeren en ontmantelen van installaties op zee herstructureerde, stootte een aantal activiteiten af en moest het personeelsbestand inkrimpen.
Nu komt het in 1948 door Pieter Heerema opgerichte bedrijf in het nieuws met mooie orders. Zo zijn recent grote contracten afgesloten voor de bouw van windmolenparken voor de kust van Taiwan en de Verenigde Staten. In juli nam Heerema Fabrication Group het schip de Sleipnir in gebruik, het grootste offshore kraanschip ter wereld met twee kranen die elk 10.000 ton kunnen tillen. Geschikt om grote platforms en windmolens in zee te installeren.
Het is belangrijk dat alle documenten direct voor iedereen beschikbaar zijn en dat elke wijziging meteen live zichtbaar is. Met Organice Taskforce hebben we die garantie.
Tony Stewart
IT Manager - Heerema Fabrication Group
Digitalisering
Tussen de bedrijven door werden stappen gezet met de digitalisering van het bedrijf. Met de overstap naar Organice Taskforce van Cadac als voorlopige sluitstuk. “We werkten nog met een oude versie van Organice met Explorer en Transmit”, zegt Tony Stewart, “de bestaande omgeving was gedateerd en aan vervanging toe.
Met de overstap naar SharePoint Online en de nieuwe Organice Taskforce worden alle documenten veilig in de cloud opgeslagen. Voor een bedrijf als Heerema Fabrication Group natuurlijk essentieel. We hebben hele grote projecten onderhanden met vele duizenden documenten. Projecten waar veel mensen aan werken, vaak vanaf verschillende locaties. Hier in Hartlepool, in Zwijndrecht en in Polen. Het is belangrijk dat alle documenten direct voor iedereen beschikbaar zijn en dat elke wijziging meteen live zichtbaar is. Met Organice Taskforce hebben we die garantie.”
SharePoint
De relatie tussen Cadac en Heerema Fabrication Group dateert van 2013. “Destijds hebben we de eerste Organice-producten geïmplementeerd”, zegt senior-accountmanager Ben Spreen. “Vorig jaar hebben we de nieuwe versie gelanceerd. Aanzienlijk beter en sneller.
De tool sluit perfect aan op het Microsoft-platform van SharePoint en maakt het beheer en gebruik van taken eenvoudiger. Voor de mensen binnen de organisatie, maar ook daarbuiten. De klant bepaalt zelf wie toegang heeft en wie niet en wel rechten gebruikers krijgen.”
Probleemloos overgestapt
Taskforce is uitgerust met een aantal nieuwe, handige functies. Ben Spreen: “Een geautomatiseerd notificatiesysteem dat waarschuwt bij deadlines en geplande taken. Vergeet email, Dropbox, FTP-servers of andere tools; met Taskforce is alle informatie up-to-date. Je krijgt volledig grip op de documentenstroom. En Taskforce is gebruiksvriendelijk en gemakkelijk te installeren.”
Debby Vogel, documentcontroller bij Heerema Fabrication Group, kan dat bevestigen. “We zijn eigenlijk probleemloos overgestapt”, zegt ze. “Binnen zes weken waren alle documenten overgezet en werkte het systeem vlekkeloos. Voor de betrokken medewerkers is door Cadac een tweedaagse workshop op locatie in Vlissingen ingericht. In september zijn we een eerste nieuw project op Taskforce gestart. Ik heb geen klachten gehoord.”
Koppeling met ERP-systeem
Met Taskforce is de digitalisering bij Heerema Fabrication Group voorlopig afgerond, zegt Tony Stewart. “SharePoint is gekoppeld aan onze digitale bibliotheek waarin alle tekeningen, templates en ontwerpen zijn opgeslagen. Ook is de koppeling met ons ERP-systeem gelegd waarmee de integratie compleet is.
Levert ons dat geld op? Ik denk het wel. Alles gaat sneller en tijd is geld. Ik denk inderdaad dat we voorlopig op orde zijn. Mede dankzij Cadac waarmee we een uitstekend partnership hebben opgebouwd.”
