EMMTEC

Meer regie met Document Control

Neem contact op Aanmelden nieuwsbrief

De installatie van Document Control

De relatie tussen Cadac Group en EMMTEC uit Emmen gaat terug tot net voor de millenniumwisseling. Eerst als klant-leverancier, de laatste vijf jaar meer in partnership. Laatste grote operatie: de installatie van Document Control. 

                                                                                                                                                                                                

Lees meer

Bovendien winnen de engineers nu tijd waardoor ze precies dat doen waar ze goed in zijn: ontwerpen en problemen oplossen

Matthijs van Oord

Manager of Projects - EMMTEC
Silhouet
organice.jpg

Grip op de documentenstroom

Ben Spreen geniet in het voorjaar van 2018 van een ontspannende vakantie in de Schotse hooglanden als zijn mobiele telefoon begint te trillen. De senior accountmanager van Cadac Group herkent het nummer, neemt op en krijgt een duidelijk verontruste Matthijs van Oord van EMMTEC aan de lijn. “Ben”, klinkt het, “we hebben je nodig. We willen zo snel mogelijk Document Control installeren. Heb je tijd?

De voorjaarsvakantie breekt Ben Spreen er niet voor af, maar first thing to do bij thuiskomst is een overleg op het emmtec Industrie & Businesspark in Emmen. Precies dertig dagen later draait op een aantal werkstations van EMMTEC het softwareprogramma Cadac Organice Document Control, door Cadac zelf ontwikkeld om grip te krijgen op de documentenstromen in organisaties.

Leer meer over de Cadac Organice DCS

Serieus

Tot grote tevredenheid van Matthijs van Oord. “Een belangrijke klant was ontevreden over de manier waarop wij documenten aanleverden”, legt hij uit. “We hadden al plannen om samen met Cadac maatregelen te nemen, maar hierdoor kwam alles in een stroomversnelling. In iets meer dan vier weken zo’n oplossing implementeren is bepaald geen sinecure, ook omdat het voor onze ingenieurs een compleet nieuwe manier van werken betekende. Dat vergt een stukje opleiding en adaptie. Het heeft ook wel tot de winter geduurd voordat alles vlekkeloos verliep, maar voor de klant was het feit dat we de investering deden en de klacht dus meer dan serieus namen, voldoende om de relatie voort te zetten. Gelukkig.”

De ‘Operatie Document Control’ is een bewijs van de uitstekende relatie die Cadac en EMMTEC in zo’n twintig jaar hebben opgebouwd. “Eerst leverden we de zeg maar standaard CAD-designproducten”, vertelt Ben Spreen, al 23 jaar in dienst van Cadac, “de laatste jaren gaat het vooral om partnership. Wij ondersteunen organisaties en het bedrijfsleven met digitaliseren en daarin is documentenstroom en - beheer cruciaal. Software is overal te koop, het gaat om de toevoegde waarde die je kunt bieden. En daarbij hoort even alle andere dingen uit je handen laten vallen als dat nodig is. Natuurlijk, het was even hands-on en stressen. Maar het is gelukt.”

IMG_2359.JPG
consultancy.jpg

Platform

Matthijs van Oord knikt. “We werken inderdaad al lang samen, maar vijf jaar geleden is de relatie geïntensiveerd. In 2014 heeft EMMTEC met Cadac als partner een nieuwe marsroute voor de toekomst uitgezet. We hebben gekozen voor Autodesk als platform met AutoCAD, Inventor, Revit en Plant3D. Een totale investering van enkele tonnen ja, die we hebben uitgesmeerd over een aantal jaren. Uit financieel oogpunt, maar ook omdat je de mensen in de organisatie moet meenemen.

Ingenieurs zijn eigenwijze types die het liefst alles op hun eigen manier doen. Registreren, opslaan, printen, reviewen, aanpassen, enzovoort. Eén werkwijze is uiteraard beter en efficiënter, maar als management moet je aantonen dat dat zo is. Ingenieurs zijn kritisch, ze willen vooral geen extra tijd kwijt zijn met administratie. Het kost tijd om hen daarvan te overtuigen, hoe gemotiveerd iedereen ook is. En zeker in dit geval moest het snel. De mensen van Cadac hebben daarin een goede rol gespeeld.”

Chemiesite

EMMTEC ondersteunt bedrijven bij het uitvoeren van hun bedrijfsprocessen op het emmtec Industry & Businesspark in Emmen én daarbuiten. Het park, tussen 1951 en de jaren negentig het domein van Akzo Nobel, is nu een veelzijdige chemiesite van ongeveer 100 hectare groot met onder meer  DSM, Teijin en BASF als belangrijkste trekkers. Met zo’n 350 medewerkers levert EMMTEC utilities en services op het gebied van engineering, laboratorium en logistiek. Op het park verzorgt EMMTEC ook parkdiensten,van groenonderhoud tot brandveiligheid en van beveiliging tot catering. Recent is nabij het Chemiepark in Delfzijl een vestiging van EMMTEC geopend.

Vanuit deze vestiging biedt EMMTEC  engineeringsdiensten aan de industrie in de Eemsdelta. “We ontwerpen installaties en fabrieken, zijn betrokken bij aanpassingen en start-ups, regelen financiering; het hele pakket”, vat Matthijs van Oord kort samen. “Niet alleen in Noord-Nederland, maar ook voor andere klanten in Nederland en Duitsland. Dat betekent dat we veel disciplines moeten beheersen: automatisering, bouwkunde, civiele techniek, elektrotechniek en werktuigbouwkunde. Je begrijpt dat elk project een enorme stroom van documenten genereert. Bovendien had elke afdeling zijn eigen methodes en aanpak. Om daarin structuur te brengen en al die documenten goed te beheren en te bewaren, hebben we een paar jaar geleden Autodesk Vault aangeschaft.”

Emmtec 170713 dag 2-95.jpg
Vault.jpg

Standaard

Implementatie vergde in totaal enkele jaren. “Nu is er een standaard werkmethodiek. Iedereen werkt in de Vault-database en kunnen de ingenieurs de laatste versie raadplegen. Ook is het complete traject van aanpassingen, wijzingen en reviews duidelijk in beeld gebracht. Vroeger ging dat via eindeloze Excelsheets en Explorer in allerlei formaten.

Nu hebben grip op de stroom, we zien wat er aangepast is en door wie, wat de status is en áls een document naar de klant gaat, dan is dat gecontroleerd en goedgekeurd. Dat leidt tot veel minder discussie en misverstanden en bovendien winnen de engineers nu tijd waardoor ze precies dat doen waar ze goed in zijn: ontwerpen en problemen oplossen.”

Documentenstroom

Autodesk Vault Cadac Organice DCS was in principe het sluitstuk van het veranderingsproces bij EMMTEC. Totdat dus een goede klant vorig jaar aan de bel trok bij Matthijs van Oord. “We hadden intern alles goed op orde, maar de uitgaande documentenstroom was nog niet goed geregeld. Met Document Control hebben we het proces eigenlijk omgedraaid. We publiceren de goedgekeurde documenten in ons systeem en vragen klanten en eventueel andere partijen zoals toeleveranciers te reageren. In feite krijgen ze taken. Ze kunnen dan opmerkingen maken, reviewen en voorstellen doen. En uiteindelijk documenten goedkeuren zodat we verder kunnen en factureren. Wij houden zo de regie en er gaan geen documenten meer fysiek de deur uit. Zo blijft nergens meer iets hangen in een mail en ontstaan geen welles-nietes-discussies meer over reviews en al dan niet voorgestelde aanpassingen.”

Ben Spreen kijkt terug op een intensieve en tegelijk bevredigende periode. “Absoluut. Er zijn nog niet zo veel organisaties die Document Control gebruiken op de manier zoals bij EMMTEC het is een mooie showcase. Wij denken dat de koppeling van dit systeem aan Autodesk Vault een belangrijke stap is in verdere digitalisering van bedrijfsprocessen. Grip op de documentenstroom is essentieel. Zeker nu steeds minder papier wordt gebruikt. Communicatie gebeurt op platforms, alle partijen moeten werken met dezelfde versies en standaarden. EMMTEC heeft dat goed begrepen.”

vault-whitepaper.jpg
emmtec-engineering-vault-sharepoint.png

Integratie

Voor de toekomst staan nog meerdere gezamenlijke projecten op stapel. “Klopt”, besluit Matthijs van Oord. “Integratie met opdrachtgever en toeleveranciers is een volgende stap. Maar we wachten nog even. We zijn nu in de fase het systeem op elke werkplek te installeren bij de verschillende afdelingen. Dat forceren we niet. Dit soort processen heeft tijd nodig.”

Wilt u ook meer controle over uw documentstroom?

Stel een vraag Maak een afspraak

Gerelateerde cases

Meer cases

Over Cadac Group

In de maakindustrie, de bouw en bij de overheid is digitalisering in volle gang. De manier waarop u ontwerpt, maakt en gebruikt verandert radicaal. Onze experts helpen u deze digitale transformatie te omarmen en stellen u in staat een nieuwe fase van groei in te gaan. Zodat u klaar bent voor de toekomst. Wat die ook brengt. 

Meer over Cadac Group

Onze locaties

worldmap