Naar hoofdinhoud

Emmtec Services

Betere kwaliteit en minder faalkosten dankzij controle op engineering documenten

"Cadac Group heeft een essentiële rol gespeeld bij de succesvolle implementatie van Autodesk Vault."

Emmtec Services BV is een dienstverlenend bedrijf op het Emmtec Industry & Businesspark te Emmen. Ze verlenen diensten op locatie, maar ook daarbuiten. Emmtec Services is van vele markten thuis: ze zijn energieproducent, hebben een eigen afvalwaterzuivering, logistieke afdeling, laboratorium afdeling, maar de core business is vooral multidisciplinaire engineering.

De engineering omvat ongeveer 100 man uit diverse disciplines, zoals werktuigbouwkunde, elektrotechniek, automatisering, bouwkunde en civiele techniek. In een industriële omgeving werken zij aan complexe, technische projecten in de industriebouw, chemie, olie en gas. Van het leidingwerk en pompen tot de gebouwen die daar bij horen.

Youtube thumbnail

Grip op het proces

Matthijs van Oord is binnen Emmtec Manager Projects en was projectleider van het Vault project: Wij hebben in het verleden strategisch gekozen voor Autodesk als platform voor onze engineering en gebruiken dan ook al jaren AutoCAD, Inventor, Revit en Plant 3D. Recentelijk hebben we ook Autodesk Vault in gebruik genomen voor het beheer van onze engineering data.

Als ingenieursbureau produceer je enorm veel documenten. Niet alleen tekeningen, ook rapporten en andere ontwerpdocumentatie. Net als vele andere engineering bedrijven werkten wij tot voor kort in een soort Explorer omgeving voor het beheren van onze technische documenten. Door het ontbreken van revisie- en versiebeheer weet je in de praktijk niet altijd 100% of je wel de juiste versie te pakken hebt met alle kostbare gevolgen van dien.

In de afgelopen 60 jaar zijn er verschillende werkmethodieken binnen de verschillende afdelingen ingeslepen en dat moet allemaal naar één standaard werkmethodiek gebracht worden. Dat vraagt om een goede aanpak en visie!

Matthijs van Oord

Manager Projects- Emmtec Engineering

emmtec-engineering-engineering-document-management-vault-implementatie-4-1280

Zoektocht naar procesbeheersing

We gingen daarom op zoek naar een flexibel systeem om wel totale controle te hebben op het creatieve- en het controleproces. We kwamen uit bij een Engineering Document Management (EDM) systeem om al onze technische documenten van de verschillende CAD software overzichtelijk in te beheren. En een tool om ook het opleveren van de deliverables (de opleverdocumenten) beter te stroomlijnen (Engineering Deliverables Management).

emmtec-engineering-engineering-document-management-vault-implementatie-1-1280

De juiste visie en aanpak

We zijn al meer dan 10 jaar klant bij Cadac Group en klopten met deze vragen aan. Met hun Cadac Organice Suite bieden zij een breed scala aan engineering document management oplossingen, gebaseerd op Autodesk Vault en Microsoft SharePoint. Zij hebben inmiddels meer dan 30 jaar ervaring in het beheren en delen van documenten en hebben een visie ontwikkeld over het beheer van engineering documenten die staat als een huis.

Met name de gefaseerde aanpak voor de uitvoering van het project sprak ons erg aan, omdat het nogal een grote impact heeft op onze organisatie. In de afgelopen 60 jaar zijn er verschillende werkmethodieken binnen de verschillende afdelingen ingeslepen en dat moet allemaal naar één standaard werkmethodiek gebracht worden. Dat vraagt om een goede aanpak en visie!

emmtec-engineering-engineering-document-management-vault-implementatie-3-1280

Standaardiseren van werkmethodes

Een standaard werkmethodiek is essentieel voor document management. Het was erg wennen voor onze engineers om op een gestandaardiseerde manier met documenten om te gaan. Plotseling moesten documenten aan allerlei voorschriften voldoen. Die regels waren niet nieuw en eigenlijk al voor iedereen bekend. Alleen nu is er met Autodesk Vault, aangevuld met Cadac Organice Vault, eindelijk een systeem dat toetst of de regels op een juiste manier toegepast worden.

Naast het standaardiseren van werkmethodes hebben we een flinke digitaliseringslag gemaakt. Engineers hoeven niet meer met pen en papier in de weer, ‘redlinen’ en documenten reviewen gaat nu volledig digitaal. Twee grote stappen dus die we in één keer hebben uitgevoerd. Dit was een flinke verandering voor onze organisatie!

Meer over Cadac Organice Vault

Visie op engineering document management

Onze visie op hoe wij engineering document management zien, is gebaseerd op de ervaringen met onze klanten en de expertise van Cadac Group. We zijn ISO 9001 gecertificeerd en dat vereist dat je deze zaken onder controle hebt. Niet alleen wij, maar ook onze klanten zijn gebaat bij een goede kwaliteitscontrole en duidelijke audit trails van documentstromen.

Jaarlijks vindt er een audit plaats waarbij er wordt gekeken naar hoe wij met de productie van onze technische documenten omgaan. Het productieproces van die documenten wilden we graag naar een hoger niveau tillen. Daarnaast moest ook het verwerken en bijhouden van commentaar op onze documenten te volgen zijn in een audit trail. Wie heeft wanneer welke opmerking gemaakt? En wat is met die opmerking gedaan? Twee stappen waar niet alleen wij intern de vruchten van plukken, ook onze klanten krijgen zo nog betere kwaliteit opgeleverd.

 

cadac-organice-suite-1280

Van Autodesk Vault naar SharePoint

De eerste fase is inmiddels afgerond: grip krijgen op het creëren van technische documenten, inclusief revisiebeheer en beheren van de deliverables (de opleverdocumenten). Sinds begin 2016 werken we met 25 man volgens een standaardmethodiek in Vault.

In een volgende fase gaan we met Cadac Organice DCS (Document Control Solution) het deliverableproces overbrengen naar een SharePoint omgeving. Dit heeft een grotere impact op de organisatie dan de Vault implementatie. In een gefaseerde uitrol zullen uiteindelijk zo’n 100 engineers op een gestandaardiseerde manier gaan werken. Dan maken we een flinke verbeterslag in interne- en externe communicatie en audit trails rondom documenten. Discussies rondom kwaliteit krijgen we dan in no-time helder.

Meer over Cadac Organice

emmtec-engineering-engineering-document-management-vault-implementatie-2-1280

Grote rol voor Cadac Group

Cadac Group speelt een belangrijke rol in het Vault traject, van ondersteuning tijdens het veranderproces, tot de implementatie van de software. Hun gestandaardiseerde aanpak volgens bewezen best practices is erg sterk, misschien wel uniek in de CAD branche.

Zij hebben enorm geholpen bij het in kaart brengen van hoe we nu eigenlijk werken en hoe we het beste zouden kunnen werken. Na diverse inspirerende workshops en diepte interviews hebben zij een vertaling gemaakt naar een standaard werkmethode, duidelijke structuren en heldere afspraken.

emmtec-engineering-engineering-document-management-vault-implementatie-5-1280

Meer zekerheid dankzij gestandaardiseerde werkwijze

Voor ons is het grootste succes tot nu de gestandaardiseerde werkmethode. Toen we begonnen aan dit project met Cadac Group hadden we drie afdelingen met ieder hun eigen werkmethodes. En soms waren er zelfs binnen een afdeling nog verschillende werkmethodieken. Inmiddels heeft iedereen van elkaar geleerd, de beste methodes zijn overgebleven en verwerkt in de standaard werkmethodiek. Dat is dé best practice, ofwel: zo doen wij het!

Het tweede succes is dat kwaliteit nu toetsbaar is geworden. Elke engineer kan nu met zekerheid zeggen dat documenten zijn gecontroleerd én goedgekeurd voordat ze naar de klant gestuurd worden. Geen miscommunicatie meer over versies. Het resultaat? Risico’s, faalkosten en aansprakelijkheden zijn drastisch verminderd.

Wilt u ook werken aan een gestandaardiseerde werkwijze? Neem contact met ons op

emmtec-luchtfoto-1280

Sneller produceren met hogere kwaliteit

We hebben al flinke stappen gezet, maar we zijn er nog niet. In de toekomst zou ik het creatieve proces van onze engineers zoveel mogelijk vrij willen laten. Hun toegevoegde waarde ligt in het bedenken van creatieve engineeringsoplossingen.

Het document management systeem Autodesk Vault, aangevuld met SharePoint wordt nog meer een hulpmiddel om de communicatie en de kwaliteitscontrole nog meer te begeleiden. Een dergelijk systeem is geen doel op zich, maar een ontzettend waardevol stuk gereedschap om producten sneller te maken met een hogere kwaliteit en beter te laten aansluiten op de wensen van onze klant.

Gecontroleerde communicatie rondom documenten met Vault en SharePoint

Zowel engineering als communicatie rondom de deliverables gaat natuurlijk volledig digitaal. Van het versturen van e-mails met Pdf’s en task management in Excel willen we helemaal af. Dit is ongecontroleerd, niet traceerbaar en zeker niet effectief.

We willen binnen één centrale omgeving projecten uitvoeren met klanten en medewerkers. Dat systeem stuurt zelf het juiste bericht naar de juiste persoon, die via een linkje de juiste versie van het document kan inzien en reviewen. Ik ben er van overtuigd dat Cadac Group hier met hun Cadac Organice oplossingen in gaat voorzien!

Lees meer over de Organice Suite van Cadac Group

Werkt onze aanpak ook voor u?
Wij zijn er om u te helpen

Kies een locatie

Europa

Wereld