"Cadac Group bracht niet alleen de noodzakelijke expertise in, maar haar oplossing bood ook meerwaarde op SharePoint."
Dekker Holding Krabbendam is een toonaangevend aannemingsbedrijf bestaande uit drie pijlers. Aannemingsbedrijf K. Dekker is specialist in het middensegment van de markt en bestaat uit de onderdelen Grond-, Water en Wegenbouw en Burgerlijke- en Utiliteitsbouw. Aannemingsbedrijf De Bie & Seignette is gespecialiseerd in het ontwerpen, uitvoeren en onderhouden van middelgrote riolerings- en verhardingsprojecten, straatwerk en de verwerking van (vervuilde) grond. Aannemingsbedrijf Dekker Bouw Bergen is specialist in kleinschalige bouw- en renovatieprojecten. In 2009 ontving Dekker Holding van het Financieel Dagblad de Gazelle Award voor snelst groeiende bedrijf in Noord-Holland in haar klasse.
Dekker Holding staat op het punt te verhuizen naar een eigen gebouwd nieuw hoofdkantoor. Siem Goede, Manager Markt en Communicatie: “We bouwen een duurzaam en energiezuinig hoofdkantoor. Dit betekent welliswaar een forse investering, maar ook de kans om in de toekomst flink te besparen op energiekosten. De EPC-waarde (Energie Prestatie Certificaat) van het gebouw is dusdanig dat het voldoet aan energielabel A. De CO2 uitstoot is minimaal. Dit ondersteunt mede onze status (hoogst mogelijke classificering) op de CO2- ladder van SKAO & Prorail.” Dekker Holding heeft een beleid ontwikkeld en vastgelegd voor duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen, wat haar het NEN EN ISO-14001 certificaat heeft opgeleverd.
Implementatie van een documentbeheersysteem
De aanleiding voor de implementatie van een documentbeheersysteem ontstond enkele jaren geleden door de befaamde G-schijf. Alle documenten, destijds rond de 400 per project, werden in ordners en op de G-schijf bewaard. Het totaal aantal documenten bleef groeien en het eenvoudig terugvinden van projectinformatie werd met de dag moeilijker.
Siem Stam, Hoofd P&O/ICT: “We gingen op zoek naar een toekomstbestendig product en vonden dat in Microsoft SharePoint. Daarnaast zochten we naar een leverancier die SharePoint kon implementeren binnen een bouwbedrijf. Cadac Group bracht niet alleen de noodzakelijke expertise in, maar haar oplossing bood ook meerwaarde op SharePoint.” Cadac Organice en SharePoint werden ingezet op een eerste project, waarvoor in 3 dagen tijd een structuur werd opgezet. Deze structuur is inmiddels verder geoptimaliseerd maar wordt in basis nog altijd gebruikt.
Omdat het aantal documenten bleef groeien en het terugvinden van informatie steeds moeilijker werd, gingen we op zoek naar een documentbeheersysteem. We kozen voor een toekomstbestendig product en een leverancier die Microsoft SharePoint kon implementeren binnen een bouwbedrijf.
Siem Goede
Manager marketing & communication - Dekker Holding
Een nieuwe manier van werken
Siem Stam: “Het was wel een uitdaging om de oplossing en de nieuwe werkwijze te laten landen in de organisatie. Men moest wennen aan het idee dat je vooraf meer energie moet stoppen in het gestructureerd opslaan van informatie, om daar achteraf profijt van te hebben. Hierbij bleek dat in eerste instantie vooral de jongere mensen het project droegen terwijl anderen daar meer moeite mee hadden. Inmiddels wordt het documentbeheersysteem door het hele projectteam ingezet. Ook de administratie gaat het systeem gebruiken wat tot steeds minder papier zal leiden.”
"Zonder kennis van een project kan ik uit 5.000 documenten het juiste document terugvinden."
De grootste winst van Cadac Organice zit voor Dekker Holding in het makkelijk kunnen terugvinden van documenten. Siem Stam: “Zonder kennis van een project kan ik uit 5.000 documenten het juiste document terugvinden. Onlangs hadden we een verschil van inzicht met onze opdrachtgever waarbij wij in staat waren zonder moeite een belangrijk bewijsstuk in deze discussie terug te vinden.
De vindbaarheid en beschikbaarheid van documenten is voor ons van groot belang. De schakelsnelheid van medewerkers en het overzicht in projecten is veel groter. Zo hebben wij ook het meerwerk bij elk document opgeslagen, waardoor wij in staat zijn snel een overzicht te geven van het totale meerwerk. Vaak tot grote verrassing van andere partijen.”
