Waarom zou je als aannemer of installateur investeren in een datamanagementsysteem (DMS)? Ik kan honderd redenen opnoemen, maar soms zegt een voorbeeld genoeg. Een engineer of modelleur bij een aannemer of installateur is gemiddeld 10 uur van zijn werkweek kwijt met het creëren en ordenen van en het zoeken naar informatie en projectbestanden, zoals modellen en tekeningen. In principe geen productieve uren. Reken dat vervolgens door met een tarief van 50 euro per uur die zo’n medewerker kost, dan hebben we het over ruim 2000 euro per maand, 24.000 per jaar. Per persoon. Met een Data Management Systeem is het gedaan met zoeken en ordenen. Eén DMS-licentie kost ca. vijf procent van dit bedrag en is tegenwoordig razendsnel te implementeren. Een return-on-investment is zo voor elke bouwende ondernemer feitelijk een no-brainer.
Informatiestroom
Geen speld tussen te krijgen, deze rekensom, zult u zeggen. Maar waar haal ik de cijfers vandaan? Waar is de onderbouwing? Ik hoef niemand uit te leggen dat de informatie- en documentenstroom rond een bouwproject gigantisch is. Bestanden in allerlei formaten en extensies worden door architect, constructeur, aannemer, installateurs, toeleveranciers en instanties gemaild of via onveilige cloudservices als WeTransfer verstuurd. Hoe en waar sla je alles op en vooral: hoe vind je ze gemakkelijk terug? Elke partij heeft zijn eigen manier van verwerken en opslaan. Onderling modellen, tekeningen en andere data delen, impliceert niet zelden een beroep op de ICT-afdelingen die bestanden moeten verwerken of nieuwe software moeten installeren om alles te kunnen lezen. Allemaal overbodige werkzaamheden.
Versies
Erger nog zijn misverstanden over de versies. Architecten, constructeurs, ingenieurs komen tijdens het ontwerpproces vaak met wijzigingen, de opdrachtgever met aanvullende wensen of specificaties. Echter, mails worden regelmatig over het hoofd gezien, bestanden niet gedownload. Opmerkingen van opdrachtgevers of onderaannemers worden niet, niet correct, of niet door iedereen verwerkt. Dat betekent verschillende versies van (deel)ontwerpen. Wat is nu precies de laatste en juiste versie? En is die gecontroleerd door de instanties en correct verwerkt door alle betrokken partijen? Hoe hou ik hierop een goed overzicht? Engineers, modelleurs, inkopers binnen dezelfde organisatie werken regelmatig met verschillende versies. Versies lopen door elkaar heen. Bottomline is dat er keuzes worden gemaakt op basis van onjuiste of onvolledige informatie. Dat leidt tot frustratie, veel overleg, overbodige werkzaamheden en dus veel inefficiënte en vaak onbetaalde uren. Op alle afdelingen. Uren waarin andere projecten opgepakt kunnen worden. Het rekenvoorbeeld wordt gestaafd door onderzoek en ervaringscijfers van partijen die bij grote bouwprojecten betrokken zijn, maar zijn conservatief gehouden en eigenlijk nog maar het topje van de ijsberg.
Bouwkundige aannemers: creëer orde in de chaos
Veilig
Er is meer dan chaos en tijdverlies. De veiligheid rondom bestandsdeling is meestal ook niet goed geregeld. Wie opent welk bestand? Met wie wordt er gedeeld? Wie heeft welke rechten om te modificeren? Wie beslist uiteindelijk en wat is dan de status van die beslissing? En wordt dat gecommuniceerd? Het klinkt mooi om zoveel mogelijk partijen mee te nemen in het digitale bouwproces, maar het gaat om heldere afspraken. Je wilt niet dat alle informatie voor iedereen zichtbaar is. Offertes bijvoorbeeld of bepaalde prijslijsten, concurrentiegevoelige documenten. Kortom, enorm risicogevoelig wanneer je dit niet goed faciliteert voor je organisatie en partners.
Faalkosten
Nog een concreet voorbeeld vanuit de praktijk, verderop in het proces. Stel, de aannemer bestelt alvast op basis van de constructietekeningen de vloeren of de balken. Dat kan hij eigenlijk pas doen als het ontwerp door alle betrokken disciplines is vrijgegeven. Bij het ontbreken van een DMS is die status is echter niet altijd duidelijk, omdat hier geen goed overzicht van is. Vervolgens komt er een wijziging in bijvoorbeeld de afmetingen die niet goed gecommuniceerd wordt of zoekraakt in de brij van documenten. Dan wordt dat probleem pas evident op de bouwplaats. Met kostbare herstelacties tot gevolg. Faalkosten dus, een aanzienlijke en ongewenste kostenpost in de bouwwereld. Modellen en documenten achteloos delen in complexe BIM-processen is niet voldoende. Je hebt een gestructureerd datamanagementsysteem nodig met heldere afspraken. Daar is iedereen in het hele bouwproces, en zeker ook daarna, bij gebaat.
DMS
De voordelen van een DMS zijn legio: een centraal beheer met van alle tekeningen, modellen en documenten, één bron van waarheid, eenvoudige zoekfunctionaliteiten, geen extra software nodig om bestanden te lezen, versiebeheer, de optie om documenten aan te passen of te wijzigen en gecontroleerd vrij te geven, op basis van een degelijke rechtenstructuur, integratie met andere systemen zoals ERP en Microsoft Office. Veilig gehost in de cloud in Europese datacenters, overal en altijd toegankelijk via desktop, tablet en smartphone en via dashboards heel gebruiksvriendelijk en laagdrempelig in te zetten. Dus ook gewoon op de bouwplaats te gebruiken door de uitvoerders en monteurs. Een absolute basis dus voor digitaal en efficiënt bouwen. Aannemers kunnen met zo’n DMS exacter plannen, tijd op de engineerafdeling vrijspelen, de logistiek stroomlijnen, gerichter inkopen en betere keuzes maken. Met enorme kostenbesparingen en minder faalkosten als direct meetbare resultaten.
Enabler
Toch is er nog scepsis of liever gezegd koudwatervrees. Vernieuwing is altijd lastig, er is altijd angst voor rompslomp en ingewikkelde software. Niet nodig. Onze mensen bieden de helpende hand, installeren, implementeren en trainen de mensen die ermee gaan werken. We ondersteunen bij de integratie met andere software en systemen. De koppeling met ons Cadac Modules-platform ter ondersteuning van modulair bouwen bijvoorbeeld, een volgende stap in het digitaal ontwerpen, configureren en modulair bouwen. Dat is onze toegevoegde waarde en onze missie als digital enabler. We scheppen orde in de chaos. Meer weten? Dan ga ik graag met u in gesprek!
