Klaar voor de toekomst met één centraal tekeningenbeheersysteem
Waterschap Zuiderzeeland is verantwoordelijk voor de watervoorziening van ruim 400.000 inwoners en bedrijven in Flevoland, delen van Overijssel en Friesland. De organisatie met zo’n 260 vaste medewerkers beheert daarvoor in acht gemeenten een uitgekiend systeem van alleen al 251 kilometer dijken, 57 gemalen, 2100 stuwen, tientallen watergangen, vijf zuiveringsinstallaties en vele honderden kunstwerken. Om grip te houden op de data, waaronder duizenden technische tekeningen en andere documenten, stapte het waterschap na advies en met ondersteuning van Cadac over naar één centraal tekeningenbeheersysteem: Autodesk Vault met een integratie naar Microsoft SharePoint. Een intensief en soms taai traject. ‘Maar waarmee we wel helemaal klaar zijn voor de toekomst.’
Waterbeheer: een grote uitdaging in Nederland
Waterbeheer is ongetwijfeld één van de grootste uitdagingen in Nederland. Lange perioden van droogte en hevige stortbuien blijven elkaar afwisselen, zo weten meteorologen en klimaatwetenschappers. Alle hens aan dek dus voor de waterschappen die én moeten zorgen voor voldoende schoon water én voor droge voeten.
Inmiddels werken we sinds half 2024 met Autodesk Vault Professional, Cadac Organice Vault en Cadac Connect. De voordelen zijn groot. Ik denk dat we wel vijf keer sneller en tien keer beter ons werk kunnen doen.
Mehmet Bostan
Functioneel beheerder & Engineer bij Waterschap Zuiderzeeland
Uitdagingen voor Flevoland: droog blijven in een veranderend klimaat
In Flevoland is het niet anders, de polder die nog niet zo lang geleden veroverd werd op de Zuiderzee. De jongste provincie van Nederland ligt deels onder de zeespiegel en zou zonder een uitgekiend systeem van malen en manipuleren met sluizen en schuiven zomaar weer onderlopen. Gert Oving knikt. ‘De uitdaging is pittig’, bevestigt de Projectleider en Adviseur Informatie van Waterschap Zuiderzeeland. ‘We moeten kunnen inspelen op veranderingen, adequaat reageren bij droogte of veel neerslag. Het is van het grootste belang dat alle systemen optimaal werken en dat alle informatie up-to-date en snel toegankelijk is, ook als er bijvoorbeeld storingen zijn. Dat betekent dat technische tekeningen van al onze assets meteen beschikbaar moeten zijn en precies overeenkomen met de fysieke werkelijkheid.’
Waterschap Zuiderzeeland: op zoek naar een nieuwe oplossing
Klinkt logisch, zegt ook Mehmet Bostan, Functioneel beheerder en Engineer op het hoofdkantoor van het waterschap in Lelystad. ‘Maar de praktijk was een paar jaar geleden anders. We waren niet meer tevreden met het documentbeheersysteem Meridian. Archiveren was ingewikkeld, overzichten waren niet duidelijk en de opgeslagen tekeningen waren lastig zichtbaar te maken voor medewerkers die geen directe toegang hebben tot het beheersysteem. Zoals objectbeheerders, onderhoudsmensen en projectleiders. Ook de kwaliteit van de tekeningen liet regelmatig te wensen over. Met verschillende versies in omloop en afwijkingen ten opzichte van de gerealiseerde projecten. Te veel maatwerk, te weinig standaard. Voor de leek: de As-Built situatie kwam niet altijd overeen met de digitale versie. Aanpassen vergde veel tijd. Kortom, we waren op zoek naar een nieuwe oplossing en een verse start om alles goed aan te pakken vanaf het begin.’
Beter inzicht in assets met Autodesk Vault Professional
Gert Oving en Mehmet Bostan gingen te rade bij de specialisten van Cadac, al jaren aan boord als leverancier van Autodesk-software waaronder de CAD-tekenprogramma’s. Autodesk Vault Professional lag daarom wel voor de hand’, zegt Joost Swart, Accountmanager bij Cadac. ’Het werkt altijd beter om software van één leverancier voor verschillende toepassingen te gebruiken. Autodesk Vault Professional is ontworpen voor de engineer en bij uitstek geschikt voor verwerking en beheer van grote hoeveelheden data. Dat is bij Zuiderzeeland, en elk waterschap, het geval. In de loop der jaren zijn duizenden assets opgebouwd die beheerd moeten worden en daar komen telkens nieuwe projecten bij. Met Autodesk Vault Professional is management van technische documenten een stuk makkelijker. We krijgen daarmee een veel beter inzicht in alle assets.’
Laagdrempelige oplossing in de vorm van Cadac Connect
Toch was de keuze niet direct gemaakt, vertelt Mehmet. ‘We hadden een extra eis: de documenten uit Autodesk Vault Professional moesten ook makkelijk beschikbaar zijn voor onze mensen buiten de tekenkamer. Stel een gemaal functioneert niet of er is een storing in een waterzuivering, dan is het zaak om direct de meest actuele tekening met alle details erbij te hebben. Met Microsoft SharePoint wordt dat goed ondersteund. Daarbij kwam nog de discrepantie tussen de tekening en de reële situatie. We wilden voor alles één oplossing, laagdrempelig voor al onze mensen.’
Die kon Cadac aanbieden in de vorm van Cadac Connect. ‘Een eigen ontwikkeling waarmee we verschillende softwareprogramma’s vlekkeloos met elkaar laten samenwerken, legt Ben Spreen uit, Senior Accountmanager, met focus op Asset Lifecycle Management, bij Cadac en ook nauw betrokken bij het project met Zuiderzeeland.
Ingrijpende migratie voor Waterschap Zuiderzeeland
Voldoende argumenten voor de directie van Waterschap Zuiderzeeland om in 2022 te kiezen voor Autodesk Vault Professional, Cadac Organice Vault en Cadac Connect. Daarna zou het nog anderhalf jaar duren voordat de overstap een feit was. ‘Laten we eerlijk zijn’, zegt Gert Oving, ‘het was niet altijd een makkelijk proces. We zijn tegen de nodige hindernissen aangelopen en met name de migratie van de ongeveer 50.000 tekeningen en documenten nam veel tijd in beslag. Dat had onder meer te maken met de kwaliteitsslag en de keuzes over welke documenten bewaard moesten worden en welke niet. Kies je voor een pakket waarin elke stap zichtbaar is of voor de eindversie? Verder lag de focus op meer standaard in plaats van allerlei formaten en vormen. Het heeft ook enige tijd geduurd om de job processor stabiel te laten functioneren. Daarnaast heeft het vrij lang geduurd voordat er een mogelijkheid was om een samengestelde PDF te publiceren.’
Voordelen van de overstap naar Autodesk Vault
Ook de conversie had nogal wat voeten in de aarde, niet alleen technisch. Mehmet: ‘Niet alle medewerkers waren blij met de overgang naar een nieuw systeem. Het is belangrijk om mensen mee te nemen, te overtuigen van de voordelen. Change Management dus. Dat duurde allemaal wat langer dan verwacht, maar het vertrouwen is altijd gebleven. Cruciaal was dat onze mensen samen met de consultants van Cadac één projectteam vormden en samen bouwden aan de nieuwe structuur. Er was eigenlijk geen sprake van een klant/leveranciersrelatie maar van gelijkwaardigheid (partnership). Inmiddels werken we sinds half 2024 met Autodesk Vault Professional, Cadac Organice Vault en Cadac Connect. De voordelen zijn groot. Ik denk dat we wel vijf keer sneller en tien keer beter ons werk kunnen doen. Alles gaat sneller en efficiënter, zowel in de tekenkamer als bij de diverse projecten. De kwaliteit van de documenten is verbeterd en ze zijn makkelijker vindbaar. We houden tijd over én hebben meer regie over de processen. We zijn klaar voor de toekomst.’
Nieuwe best practice voor Cadac
Joost Swart knikt. ‘Met dit soort projecten willen en kunnen we ons bewijzen als specialist die organisaties helpt te digitaliseren. Ook nu weer bleek dat wij zelf ook groeien en verbeteren tijdens dit soort projecten. Zo wilde Mehmet graag een tool waarmee je verschillende pdf’s aan elkaar kunt “plakken”. Een functionaliteit die we uiteindelijk werkend hebben gekregen. Dat is dan weer mooi voor ons: we hebben met dit project een best practice die beter is dan de vorige en waarmee we andere Waterschappen kunnen overtuigen om te kiezen voor Autodesk en Cadac.’
Waterschap Zuiderzeeland en Cadac bouwen samen aan de toekomst
De relatie tussen Waterschap Zuiderzeeland en Cadac is na het proces sterker geworden, constateren beide partijen. Ben Spreen: ‘we zijn uitgenodigd om de volgende stappen te bespreken over verdere digitalisering. Meer concreet: 3D en de koppeling met de geo-software, de verbinding tussen gebouwen en de geografische omgeving, ook een specialiteit van Cadac. Uiteraard zijn we daar blij mee. Vault is dé basis voor de transitie richting 3D-modellen die ook bij de waterschappen langzaam maar zeker in zwang komen.’
Gert Oving bevestigt dat graag. ‘We hebben voor de komende jaren volop ambities en plannen, onder meer op het gebied van duurzaamheid en energie. Verdere digitalisering hoort daarbij. We doen dat graag met Cadac.’